ATSの乗り換えで分析の土台ができ、最適な採用活動ができるようになった弥生の導入事例

今回は、会計ソフト「弥生会計」シリーズを手掛ける弥生株式会社でシニアマネジャーを務める桑田さんと、マネジャーを務める伊藤さんにインタビュー。

もともとは他社の採用管理システムを利用していたという同社。採用強化のフェーズを迎え、採用管理システムをHERP Hireに移行した経緯と、その効果についてお話を伺いました。

弥生株式会社について教えてください。

弥生は事業コンシェルジュをビジョンに掲げ、中小企業や個人事業主、起業家に向けた業務ソフトウェア「弥生シリーズ」を提供。さらに、起業や資金調達等の課題解決を支援する「事業支援サービス」を提供しています。

「弥生シリーズ」は、クラウド会計ソフト7年連続利用シェアNo.1、デスクトップアプリで23年連続売上実績No.1を獲得しており、登録ユーザー数は280万を超えました。「事業支援サービス」は、起業支援から資金調達、事業承継まで支援するサービスを提供しています。

2020年には社会全体のDX推進に取り組む団体の立ち上げを主導するなど、事業者の圧倒的な業務効率化の実現に向け活動しています。

ATSを使っていても分析ができず、採用活動の効果検証ができなかった

弥生の採用活動の特徴やこだわりを教えてください。

桑田さん：弥生では、採用を行うチームは「人材開発チーム」と呼ばれるチームの中で統括されています。目の前にいる候補者をただ採用するのではなく、弊社の仲間となった方を育てていくというプロセス全体をミッションとして担っていこうとしています。

採用マーケットを見ると、持続的に採用をし続け組織が拡大していくには、採用のやり方も多様化していかなければなりません。人材の流動性も高まる中で、リファラル採用やアルムナイでの採用など、弥生全体としてのタレントプール構築を実現するところまで視野にいれ採用活動をしているのが、私たちの特徴です。

当時、具体的にはどのような採用課題があったのでしょうか。

桑田さん：採用を強化していく上で、求人媒体の利用数を3媒体から10以上の媒体数に増やしていく計画がありました。その上で、当時使っていたATSでは大きく、次のような課題がありました。

課題①一部の媒体しか自動取り込みができていない

当時利用していたATSでは利用予定の媒体が自動取り込みの対象に入っておらず、このまま使い続けることで、情報の入力するコストや、採用に携わるコミュニケーションコストが膨大になりオペレーションがきちんと回らなくなる恐れがありました。

課題②分析ができない

これは利用していたATSの癖のようなものですが、ATSからダウンロードされるCSVがスプレッドシート等で加工して分析できるような形になっていなかったんです。

なによりも、これから求人媒体を増やしてダイレクトリクルーティングなどを試していくのに、応募率や歩留まりなどの効果検証ができないということは、採用活動の改善を回していけなくなってしまうので、乗り換えをしてでも改善しなければならない大きな課題だと感じていました。

採用強化に伴う利用媒体数の増加に備えて、効率的に情報連携できることと、効果検証ができる分析が可能なことを求めて、ATSの乗り換えを検討し始めたというわけですね。

桑田さん：はい、採用を拡大していくフェーズに合わせて、私たちがATSに対して求める要件が変わってきたので、乗り換えが必要になったという形です。

その中でも、HERP Hireを選んだ決め手は？

桑田さん：3社の比較表を作成し、その中で最も採用戦略に対して最も適切なものはなにか比較し、コストパフォーマンスを含めて判断をしました。

HERPはその中でも、自動取り込みできる媒体数が当時でも20以上あったのは圧倒的で、各経路からの情報を自動的に集約でき、各経路の歩留まりなどの効果分析もHERP上でできることは、決め手としてとても大きかったです。

また、弊社はプロダクト開発の会社ですので、特に開発チームはSlackでコミュニケーションをしています。なので、Slack連携機能の充実も、開発チームとのコミュニケーションを促進できそうという期待が持てたところもありました。

人的なサポートも含めて、HERP Hire導入で分析のための土台づくりが一気に進んだ

採用課題は、HERP Hire導入後はどのように変化しましたか？

桑田さん：
・データが効率的に自動的に集約されていくこと
・データを手軽に分析できる土台があること
この両面をHERPによって実現できたことで一気にデータ分析の土壌が耕されたと感じています。

まずは媒体の自動取り込みですが、HERP Hireを導入したことでほどんどの媒体を自動取り込みできるようになり、業務の効率化の面はもちろんですが、データ分析をするための元となるデータがしっかりと蓄積されるようになりました。

そのうえでデータの分析については、弊社はHERP Hire上の分析画面だけではなく、上位プランの採用ダッシュボード※も提供してもらっています。

これにより、社内の定例会では、ボトルネックになっている要素を、採用チャネルごとに数値を見て洗い出ししたりと議論ができるようになりました。以前は他のATSを使っていても、もともとはこの議論すらもできなかったんです。

結果的には、無駄なものに工数をかけず採用戦略を描けたと思うし、成果も出せています。具体的には、ダイレクトリクルーティングをできる媒体をはじめは幅広く契約していましたが、きちんと定量的なファクト、CVRやその間の通過率などを見て、あまりに非効率な部分は排除してリソースとのバランスを調整することができました。

またオペレーションの改善でも、リードタイムの振り返りができて、「書類選考から一次の設定が長いね」などと面接官にデータを見てもらって、会話することもできるようになりました。

※採用ダッシュボードは上位プランのみ提供

伊藤さんはHERP Hire導入後にどのように感じられましたか？

伊藤さん：カスタマーサクセスの手厚いフォローにはとても驚きました。
以前のATSではカスタマーサクセスの担当者と直接お話するような機会もなかったのですが、HERPでは振り返りMTGなどの導入後のフォロー体制も整っていました。
HERPのカスタマーサクセスの方とはSlackで日常的にやりとりできるようになっているのですが、普段のSlackでのやりとりでも細かな部分までフォローしてもらっていて、こちらが何か要望を出したときの対応もとても良いと感じています。

もうひとつHERPで特徴的だと思ったのはユーザーコミュニティの存在です。他社のユーザーさんが他社のユーザーさんの「HERP Hireでこういうことできないですか？」という質問に対して、HERPの担当者の方が解決策を案内しているのをよく見るのですが、それが自社でのHERP Hireの活用の勉強にもなっています。

開発方針共有会なども定期的に開かれていて、今後の方針をオープンにしてもらえるのは、契約を継続していく上でもとても安心できました。

実際にHERP Hireを導入して、メンバーの反応はいかがでしたか？

桑田さん：これはいい意味でだと思うのですが、そんなに反応はなかったんですよね（笑）
使ってもらう層も幅広く、面接官の数だけでも30〜40名ほどいるわけですが、苦情や質問みたいなものはほぼありませんでした。

やはりどんな人にもシンプルで使いやすいUX・UIになっているのだと思います。どこに何があるか、どのレベルの人でも分かりやすく、使いやすい。役員にもアカウント付与をして操作説明したりしますが、そういうときもすぐに使えているので、誰にでも使ってもらえるUX・UI部分は良いと感じています。

HERP Hireなら採用業務を効率的に回す土台と一緒に分析で改善していく土台も両方得られる

HERP Hireをどんな企業にオススメしたいと思いますか。

桑田さん：これから採用強化をしていく企業、とくに強化していくにあたってチャネルを急拡大する企業には、運用コストを追加せずとも採用を拡大していけるのでおすすめしたいです。

詳細な効果分析を実施するのは、自力でやろうとするとハードルが高いですが、上位プランを契約すれば、カスタマーサクセスのサポートも手厚く入るので、しっかりと効果分析をしつつ、最適な採用活動に改善をしていくことができます。

分析にリソースを割けない企業でもHERPを使うと、型を提供してくれるところまでサポートしてくれるので、採用業務を効率的に回す土台と一緒に分析で改善していく土台も両方得られることにとてもメリットがあると思います。

伊藤さん：カスタマーサクセスのフォロー体制の頼もしさにはいつも助けられています。Slackで質問・相談したときの返事の早さには驚いています。弊社担当ではないCSの方からも迅速に的確な返答が返って来ることがあり、HERPのCSサポートの手厚さ・丁寧さを感じます。

HERPの"開発要望に応えようとする姿勢"への信頼・安心感を感じます。システムそのものだけでなく、全体のサービス品質を含め、本当におすすめできるツールです。

最後に、今後HERP Hireを使ってどのようなことをやっていきたいか、展望を教えてください。

桑田さん：弊社では、これからタレントマネジメントシステムとして「カオナビ」を利用することになり、HERPと連携すると入社決定者の管理のフェーズでも、効果発揮できるのではないかと思っています。
連携に強い複数のサービスを活用しながら、「人材開発チーム」であるところの役割をより果たしていけるようになりたいと思っています。

伊藤さん：より利用したいと思っているのはタレントプールシステムの『HERP Nurture』です。今はまだまだタレント情報を蓄積するという観点でしか使えていないですが、今後、蓄積したタレントを実際に活かしていく効果が期待できるかなと思っています。

※部署名・役職は取材時点