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HERP Hireで煩雑な採用オペレーションから脱却。採用管理業務の20％削減に成功！

株式会社ユニラボ

経営企画部採用担当門野妹様

業種：

ITサービス

従業員数：

100~299名

「受発注を変革するインフラを創る」をビジョンに掲げる。弊社はBtoBの受発注プラットフォーム『アイミツ』等を運営。

導入の目的

採用管理が業務を効率化し、分析・改善を行えるようにすること。
採用担当一人に属人化していた管理を複数人で共有できる体制にすること。

課題
- 業務を効率化したい・工数削減したい
- 情報を集約して一元管理したい
導入の決め手
媒体自動取り込みとエージェント連携による効率化。
採用管理システムを必要な投資を考えたときに意思決定しやすい費用。
効果
応募情報を手入力する手間がなくなくなり、事務作業を20％削減。
採用関わる情報が集約され、社内外への情報共有がスムーズになった。
リファラル採用活性化につながり、導入2ヶ月で1名採用。

ユニラボについて教えてください。

弊社はBtoBの受発注プラットフォーム『アイミツ』を運営する五反田のスタートアップ企業です。2012年10月に設立後、「受発注を変革するインフラを創る」をビジョンに掲げ、社員数約70名（2019年2月現在）でサービスを運営しております。
『アイミツ』は、企業と企業の最適な出会いの場を提供することをテーマに2014年2月にリリース。サービス開始から5周年を迎え、利用企業社数70,000社、発注依頼総額1,000億円突破いたしました。

採用チームの立ち上げに向けて、採用管理ツールの導入を検討

HERP導入以前は、どのような課題を感じていましたか。

採用管理が業務の大半を占めてしまい、分析まで手が回っていないことが課題でした。当時の採用管理は、スプレッドシート上で面接設定日、応募経路や進捗管理を行い、一次評価者からのフィードバックはメールで残していました。

▲面接日や経由媒体などすべてスプレッドシートへの手入力で管理していました。

また、応募数の管理については全くできておらず、どの応募経路から面接が行われているか各媒体のパフォーマンスの分析をすることは難しい状況でした。

そんな中、採用チームが立ち上がることになったことがきっかけで、それまで採用担当1人で属人的に行なっていた採用管理を、複数人でも共有できる体制にする必要がありました。面接数は今後ますます増やしていくため、その他の事務業務の効率化ができないかと考え、思い浮かんだのが採用管理システムの導入でした。

複数の採用管理ツールを比較検討されていたとお伺いしましたが、最終的にHERPを選んだ理由は何ですか。

一番の理由は、応募者情報の自動取り込み機能です。HERPは、各求人媒体からの応募の他に、エージェント、自社求人ページ、社員紹介の応募などがすべて自動的に追加されます。当時、10以上の求人媒体に加え、6社のエージェントを使っており、この機能によって以前の管理体制と比べて、格段に効率化されました。
また、今まで採用担当は1人で行なっていた弊社でも、採用管理システムが必要な投資として考える意思決定をしやすい費用だったことも、最終的には導入を後押しする決め手となりました。

事務作業の20％を削減、効率化して生まれた時間は、今後の採用戦略を考える時間に。

HERPを導入することで、どのような効果が得られましたか？

応募情報をスプレッドシートへ手入力する手間がなくなり、すべての求人票の管理が一元化されたことで、事務作業の工数が大幅に削減されました。応募から採用に至るまでの事務作業にかかる業務時間を月間30時間をHERPの導入を決めたことで削減できていることになります。改めて数字にしてみるとすごいですね（笑）。
現状は、採用関わる情報が全てHERPに集約されつつあります。求人票をエージェントや社内へ共有しやすくなったり、面接官が前回までのタイムラインを追いやすくなったことは、期待していた以上の効果として実感しています。
そして何より、煩雑な事務業務がなくなったことで、採用戦略を立てるなどの施策を考える時間を生み出すことができようになったのは、とても嬉しいですね。

HERP導入後、副次的な効果として感じる「リファラル採用」の可能性

これからチャレンジしたいことは何ですか。

やりたいと思っていたが、なかなかできていなかったリファラル採用に力を入れていきたいです。今までは社員がどのような求人要件があるか把握していなかったのですが、HERPの求人票を社内に展開することで、「ユニラボとして求めている人材像」が見える化されて、より協力してもらいやすい体制が整いました。
実際に、リファラル採用が0だった状態からHERP導入2ヶ月で9名の紹介があり、1名を採用することができました。エンジニアなど特に採用が難しいとされているような職種もリファラルで紹介をもらうケースも増えてきており、社員一人ひとりの採用に対する意識も少しずつ変わってきていることを感じます。

どのような企業、どういうことをやりたい採用担当者にHERP Hireをおすすめしますか？

採用担当が少ない中で、面接官や管理者が複数名いる企業は、一度採用管理システムの導入を検討してみるべきだと思います。弊社の場合、面接が月20件以上実施されるようになってきたタイミングでスプレッドシートでの管理が難しくなってくることを実感しました。
HERPは社員紹介機能や社員へのSlackでのメンション機能など、想像以上に人を巻き込みやすい設計になっているため、“現場社員を巻き込んだ採用がしたい”と悩んでいる採用担当者におすすめしたいです。社員からの紹介や相談が自然と増えたり、全社的に採用に協力的な雰囲気が出てきたりと嬉しい成果も徐々に見えてきています。

※部署名・役職は取材時点