シリーズAから1年で50→100名体制へ。急成長SaaS組織の「現場主導への採用シフト」支えたHERP Hire活用術

事業の急成長に伴い、短期間で採用を強化するスタートアップは多いもの。しかし中には、急ピッチの採用に人事体制が追いつかないなど、新たな課題を抱える企業も少なくありません。

そこで本記事では、『HERP Hire』を活用して組織の急拡大フェーズにおける課題を解決した企業の導入事例をご紹介します。

今回お話を伺ったのは、シリーズAの資金調達以降、組織を約50名から1年で102名まで拡大した、Micoworks株式会社の人財戦略部 採用・カルチャーチーム Manager 徳永綾乃さん。

当初人事が1名体制だったという同社では、組織急拡大にあたって人事業務の効率化と現場主導の採用体制の構築が必要不可欠だったそうです。現場に「全員で採用するカルチャー」を根付かせるために、どのようにHERP Hireを活用したのでしょうか。

——Micoworks株式会社について教えてください。

Micoworks株式会社は、ブランドと生活者の最適なコミュニケーションを実現する、SNSマーケティング支援を行う会社です。主なプロダクトは、LINEを活用したコミュニケーションプラットフォーム『MicoCloud』。LINE公式アカウントの機能を拡張し、最適なSNSコミュニケーションを実現できるSaaSで、企業のエンゲージメントや売上をより高めることができます。

会社としては累計約28億円の資金調達を実施し、プロダクト、組織共に急成長を達成。現在はアジアNo.1コミュニケーションプラットフォームを目指して事業を拡大しています。

シリーズAの資金調達を経て、組織急拡大フェーズへ

——2022年から採用をかなり強化されたと伺いました。具体的な人数の変遷について教えてください。

2022年1月時点の従業員数は50名程度、2023年4月には102名まで増えているので、この1年で組織がおよそ2倍に拡大しました。

ターニングポイントは2022年2月、シリーズAの資金調達のタイミングです。

昨年5月に公開したnoteでも触れていますが、資金調達後の3カ月で27名を採用、同年1月〜5月に34名の新メンバーが入社するなど、かなりのスピード感で採用を行ってきました。当社のプロダクト『MicoCloud』が急成長していたため、事業を支える組織強化が急務だったのです。

——社員数約50名で組織を倍増するとなると、人事の負担も大きかったかと思います。当時はどのような体制で採用に対応していたのでしょうか。

当時は人事が1人、アシスタントはRPOで賄っているような体制だったので、人事だけで採用を強化するのは明らかに難しい状況でした。そこで1年で50名以上の採用計画を立てた2022年2月から、できるだけ現場に権限委譲するように採用のやり方を変えたのです。入社後のカルチャーフィットやチーム連携の観点でも、現場主導の採用活動が望ましいと考えました。

現在のHRチームは、2名のHRと1名のアシスタント体制で、母集団形成やスクリーニングは人事が対応していて。一方、現場では全社員にHERP Hireのアカウントを付与して、書類選考や面接対応などを中心に自部署の採用に全力でコミットしてもらっています。

Slackとスプレッドシート管理で「情報の散在」が課題に

——HERP Hireを導入いただいたのは、まさにその採用数を増やすタイミングですか？

いえ、実はHERP Hireの導入は2021年8月で、本格的に採用を強化する前です。当時は人事1人とアシスタント1人でオーガニック応募やスカウト送付、エージェント対応などをまわしていたので、採用業務の効率化が大きな課題でした。

それまで進捗や数値管理はスプレッドシート、面接対応や評価のフィードバックなど現場とのコミュニケーションはSlackを使っていたのですが、それでは情報が散在してしまっていて。

例えばSlackは候補者一人一人に対して選考ごとに細かくスレッドを分けていたので、「この人は一次面接で何を話されていたっけ」と該当するSlackのログを探すだけでも一苦労でした。プライベートチャンネルではあったものの、条件面などもSlack上で話していたので情報管理の観点でも同じ運用を続けることには不安がありましたね。

また採用管理は求人媒体ごとにアクセスしなければならなかったので、各採用チャネルの担当者に情報がブラックボックス化することも課題の一つでした。

導入を決めたのは、これらの課題解消をすることが達成したい目的でした。

——導入時には、他のATSとも比較検討されたのでしょうか。

もともとMicoworksは過去に自社で採用管理システムを開発・提供していたこともあり、採用管理へのこだわりは非常に強い会社です。その上でHERP Hireを選んでいるので、当社にとってベストなプロダクトだと判断しました。

実際にHERP Hireの分かりやすいUI／UXのおかげで現場にも導入しやすかったという点は他社製品との違いとしてあり、前職で他社のATSを使っていたメンバーからも「HERP Hireの方がUIがシンプルで使いやすい」と好評でした。

採用のマスター情報は全てHERP Hireで一元管理

——今回の採用を加速するタイミングでは、具体的にHERP Hireをどのように活用しましたか。

求人情報を全てHERP Hire上で管理して、人事と社内外とのコミュニケーションに活用しています。

例えば、今出している求人情報をアップデートする時。人事と現場間で、HERP Hireのタイムライン上で採用要件をすり合わせたり、選考について議論したりしながら、常に新しい情報を正しく更新できるようにしています。

新しく求人を立ち上げる際も、まずはタイムライン上で現場にフィードバックをもらいながら要件を完成させていく流れです。HERP Hireに情報を集約して要件をしっかり固めてから、他の求人媒体などにも展開していきます。

当社はとにかくスピード感を持って物事が進んでいくカルチャーなので、事業戦略の変化に伴う採用ニーズも日々変わっていくことが多いのが特徴です。

人事と現場間で定例ミーティングを隔週で実施しているのですが、その時間だけでは追いつけないほどスピーディに状況が変わっていく。そこでHERP Hireを活用することで、細かな情報の変化にもすぐに対応できるようにしています。

——HERP Hire上の情報をマスターにすることで、様々な変化に即時対応できる体制になったのですね。

はい。おかげでエージェントや求人媒体とのコミュニケーションも変わりました。

当社はアクティブなエージェントが30社ほど、媒体も約7社とやりとりをしているので、これまでは求人をアップデートする度に外部へのコミュニケーションコストがかかっていたんです。しかし今では求人のアップデート情報をHERP Hireに登録したら、各所に連携ができるので、都度連絡を入れる必要がありません。

当社は急速な事業成長の実現を目指しているため、募集職種数も多いですし、求人の内容や、オープン／クローズ状況も頻繁に変わります。、それらの連携がボタン一つでリアルタイムに関係者と共有できるのはとても効率的だと感じています。

スピート感を維持しながら「カルチャーフィット」を徹底討議

——今回、現場主導の採用体制へとシフトされたとのことですが、現場にはどのようにHERP Hireを浸透させていったのでしょうか。

現場がリードする書類選考以降のフローや内容も含めて、採用関連のことは全てHERP Hireに集約するようにしました。

個別の給与条件などは別途プライベートのタブで進めていますが、その他の情報は基本的にHERP Hire上にあるので、参加スレッドのタイムラインの流れを遡ればすぐに状況を把握することができるんですよ。

フローも効率化していて、例えば面接ではHERP Hireのコメントテンプレート機能を使ってあらかじめ職種ごとに見てほしいポイントを決めています。テンプレをもとに、担当者に選考後の感想や、評価のポイントなどのフィードバックをその日中にタイムラインに書いてもらう仕組みです。

選考自体は現場マネージャー以上が主導で進めていますが、採用に関わるメンバーも気になることやアイデアがあれば都度タイムラインに書き込んでいます。オファーレターの作成などもHERP Hire上の情報を見ながら、現場主体で進むことが多いですね。

——メンバーがHERP Hireの情報を遡って議論に参加できるのは良い仕組みですね。実際にタイムライン上では、どのようなコミュニケーションがされているのですか。

例えば選考後のオファー面談に関して「条件や期待すること以外に、このような話もした方が良いのでは」と提案が挙がることもありますし、「この方は会社とカルチャーフィットしているのか」と議論に繋がることも多いです。

当社はリモートワーク中心のため、全員に同じ情報がテキストで行き渡ることで、各所とのコミュニケーションがとてもスムーズになった感覚もありますね。

またHERP Hireを開かなくてもSlack上でタイムラインを閲覧できる「Slack連携機能」は、当社特有のスピード感ある採用にとても役立ちました。日頃からものすごいスピードで議論しながら最適解を見つけていくような組織なので、リアルタイムで情報にアクセスしやすいことは当社のカルチャーにはぴったりだったのです。

リアルタイム連携のおかげで、面接官の独断ではなく採用に関わる全員が納得した上で採用判断を進めることができるようになりました。

急拡大している企業では、採用人数を目標に掲げて取り組むことが多いため、スキル要件がマッチしていれば多少の懸念が残っていても、早く採用を決めたい思いが先行してしまう傾向にあると思います。するとどうしても「この程度だったら大丈夫だろう」とそのまま選考を進めたくなってしまうもの。弊社もそういった傾向がありました。

しかしHERP HireのSlack連携で一連のやりとりを見ていた人事や他のメンバーが「そこはもう少し慎重に検討しましょうよ」と提案できるようになりました。リアルタイムに意見を伝えることで後から大事にもなりませんし、より冷静に議論できるようになったんですよ。

——選考の当事者だけで議論が進むのではなく、リアルタイムで他のメンバーの意見に耳を傾けられるのは、まさにスクラム採用のメリットの一つだと思います。皆がタイムラインの議論にしっかり参加しているのもポイントですね。

はい。でも実は、踏み込んだ議論ができるようになったのは昨年の秋くらいからです。

採用強化当初は、現場主導を意識しすぎて人事と現場のコミュニケーションがうまくいっていませんでした。その結果、募集要件が現場の実態と合っていなかったり、現場の一存だけで採用が決まったり、入社後のミスマッチに繋がってしまったりしていて。

これは候補者の方が本当に会社にマッチしているのか、人事と現場が密に連携しながら踏み込んで討議しきれなかったことが原因です。

当時の反省を踏まえて、より一層カルチャーフィットを重視した採用をするために、HERP Hire上で慎重にディスカッションを進めるようになりました。

人事としてもミスマッチのない採用を行うために、面接のフィードバックを厚くしたり、全候補者を対象に実施するリファレンスチェックのレポートを発信したりするなどの仕組みを強化しているところです。

HERP Hireに蓄積した様々な情報をもとに皆で議論し、カルチャーフィットを判断する流れが、最近やっとできつつあるのかなと感じています。

現場がリードした「共に事業を伸ばしていく仲間」を自ら採用する意識作り

——現場の意識が変わったことで、採用に関する施策に変化はあったのでしょうか。

去年は現場メンバーを中心に「リファラル会食」といって、応募の意思はまだないけれど会社に興味は持っているくらいの温度感の方と食事に行く取り組みを積極的に行っていました。リファラル会食の情報は『HERP Nurture（HERPのタレントプールシステム）』に共有してもらっています。

また、入社オンボーディングの一環としてHERP HireやHERP Nurtureの使い方を案内するフローを整備しました。

具体的には入社時に「メンバー全員で採用する」という会社としてのメッセージを伝えながら、HERP Hireのアカウントを発行し、活用の仕方や操作性を説明しています。

今はリファラルの他にも、例えばLinkedInを活用しながらHERP Nurtureでタレントプール管理をするなど、中長期的な視点での採用活動も検討しているところです。

現在は以前よりも採用要件を高く設定しているので、スカウト送付など基本的なことだけやっていても採用は難しいもの。だからこそ現場を巻き込みながら様々な施策を試して、良い人にお会い出来たらと考えています。

——入社時点から採用への意識作りをされているのは良い取り組みですね。その他に現場の「全員で採用する意識」を向上させるために工夫したことはありますか？

人事だけではなく、代表を始めとしたマネージャー以上の社員が積極的に採用にコミットしながら「皆で採用を成功させよう」と発信し続けています。

例えば代表はHERP Hire上の議論に最も登場回数が多いですし、実際に代表が自ら媒体でスカウトを打ってCxOクラスの人材を採用することもありました。積極的に採用に挑む代表の姿勢が、全体の雰囲気に大きく影響していると感じています。

またエンジニアチームでは「良いプロダクトを作るためには、良い組織作りが重要である」というメッセージをVPoEが発信し続けているので、メンバーも採用に興味関心を持って取り組んでくれている印象です。

——代表やマネージャーが率先して雰囲気を作る姿勢は、組織全体に良い影響力もありそうです。最後に、今後Micoworksでは採用にどのように向き合っていきたいと考えていますか。

まだ完璧ではないものの、HERP Hireを活用することで少しずつ社内の意識は変わってきました。そこで引き続き「全員で採用する」カルチャーを重視しながら、今後は質にこだわって、候補者の入社後活躍までをイメージした採用を強化していきたいです。

そのためにはやはりカルチャーフィットを重視した採用が不可欠ですし、全社で「入社後に活躍して事業を伸ばす仲間を探してるからこそ、積極的にHERP Hire上の議論に参加する」という良いサイクルをさらにまわしていけたらと考えています。