カギは「数字に基づく納得感」。100名規模の全員採用カルチャーを醸成したLabBaseのHERP Hire活用法

組織の拡大に従って、全社を巻き込むスクラム採用の難易度は上がってくるもの。新しいメンバーも増える中で、全社員が同じ熱量で“全員採用”を目指すのは難しいと感じる採用担当者も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、『HERP Hire』を活用して、組織を20名から100名へと拡大しながら“全員採用”のカルチャーを強化した株式会社LabBaseの事例をご紹介します。

お話を伺ったのは、PX（People eXperience:採用・人事）部 マネージャーの遠藤魁さん。3年で100名以上を採用したという同社が現場にスクラム採用を根付かせるために、どのようにHERP Hireを活用したのでしょうか。

——株式会社LabBaseについて教えてください。

株式会社LabBaseは「研究の力を、人類の力に。」をパーパスに掲げ、研究者や研究領域にまつわる課題をトータルで解決する研究エンパワープラットフォーム『LabBase』を構築しています。

研究を頑張る理系学生と企業をつなぐ『LabBase就職』を始め、研究開発者・技術者と企業をつなぐスカウトサービス『LabBase転職』、すごい研究技術と技術課題をつなぐいきなり有効商談サービス『LabBaseパートナーマッチ』などを提供。研究者が技術を突き詰められる社会を作るために、価値あるサービス開発に挑戦し続けています。

組織拡大のカギは「全員採用」と「ファンリク」のカルチャー

——昨年シリーズBの資金調達を実施されて、事業・組織共に拡大フェーズかと思います。会社の現状について教えてください。

2022年9月に社名やサービス名を含めたCorporate Identityを刷新し、「研究エンパワープラットフォーム」を構築する方針を発表しました。同時に「研究者による研究者のための資金調達」を目指して、研究領域に関わるVCの方々からの資金調達を実施し、より一層「研究者のための会社」としての想いを加速しているところです。

組織に関しては、私が入社した2019年は20名程度だった正社員が、2023年5月時点で106名を超え、業務委託の方やインターン生を含めると150名ほどにまで拡大しました。

私はPX（People eXperience）部、他社でいうところの採用・組織人事業務を担う部署のマネージャーとして、主に採用責任者として推進しています。

PX部は正社員が3名おり、私以外の2人は社内評価制度や組織開発を担当。そのほかアシスタントと業務委託メンバーが計4名いて、スカウト送付やエージェント対応、採用広報や候補者対応など、採用に関わる業務を幅広く担ってもらっています。

——採用責任者が1名にアシスタント・業務委託という体制で、約3年で20名から100名規模まで拡大されたと。

採用強化が実現できたのは、PX部だけではなく全社を巻き込んだ現場主体の採用を行っているからです。

PX部は主にディレクションや戦略の策定、候補者の方へのCX（Candidate Experience：候補者体験）改善を担っており、採用計画から求人票作り、スカウトから選考にいたるまで現場のメンバーが中心で行っています。

▲LabBaseの全員採用における役割分担の図

“全員採用”はLabBaseのカルチャーそのものとして重要視しているので、現場では入社初日から「僕らは皆で仲間集めをする、皆が組織作りの主人公だ」と伝えています。

▲オンボーディング用のオリエンテーション資料。熱量高く全員採用の重要性を伝えている

新しいメンバーが入ることで、パーパスの実現やチームの目標達成、個人の成長にも繋がるのだから皆で採用をしようという考え方ですね。

▲オンボーディングでは必ず「なぜ全員採用が必要なのか」を説明

またLabBaseは採用支援のサービスも展開しているため、1人1人がプロとして採用に向き合いながら、採用の楽しさや喜び、その裏にある苦しさなども含めて実感してもらいたいと考えてます。

——入社初日から全員採用のカルチャーをインプットしているのですね。

加えてオンボーディングでは、全員採用にあたって重視している「ファンリク（ファンリクルーティング）」という活動もお伝えしています。

これは「一緒に働いてみたい人」に出会って、まずはLabBaseのファンになってもらおうという取り組みです。他社でいう「リファラル」に近い、けれどもっと幅広い活動を含むLabBaseならではの概念ですね。

通常のリファラル採用では、紹介が知人や友人に限られたり、転職意欲やスキル要件などの条件を気にしてしまったりしますが、それらに限らずいろいろな人に出会おうというもの。例えば記事を出す、スカウトを送る、様々なコミュニティーに参加して飲みに行くのも全てファンリクに繋がる活動ですね。

まだ転職を考えていない方に私たちのファンになってもらうことで、転職時にLabBaseを第一想起してもらったり、周りの人たちに「LabBaseって良い会社だよ」とオススメしてもらいたいと考えています。

スクラム採用を加速するHERP Hireに共感

——2019年10月にHERP Hireを導入されていますが、それまではどのような採用課題がありましたか。

当時のLabBaseでは候補者管理をほとんどしていなくて、やるとしてもスプレッドシートでざっくり管理する程度でした。その頃は20名ほどの組織で採用数も多くなかったので、仕組み化しなくても十分対応できていたのです。

選考フローが明確化されていなかったり、申し送りは都度Googleカレンダーに入れておくだけだったり。採用まで誰と会ってどのような話をしたのか、どこが評価されたのかといったログも残していなかったので、基本的な分析もできない状態でした。

しかし事業成長に伴い採用数が増えていく過程で、採用戦略や計画を立てる必要が出てきました。候補者対応の効率化やデータの可視化など、ATSを導入して生産性を上げたいと考えたのです。

——その中でなぜHERP Hireを選ばれたのでしょうか。

HERP Hireはスクラム採用を推進していて、コンセプトにも共感できましたし、全員採用を前提に作られているUI／UXも魅力的でした。

現場との連携やコミュニケーションの取りやすさ、情報が一括管理できることはもちろん、評価や選考中のやりとりなどの情報が1枚のページにまとまっていて、選考のストーリーが皆で共有しやすいところが私たちの“全員採用”にフィットしそうだと感じたのです。

権限も柔軟に変えられて誰でも情報にアクセスしやすいことも、現場主導の採用を進める上ではベストだと考えました。

またHERP Hireは比較的新しい求人媒体からも応募情報を自動で取り込みできるので、スタートアップの採用として使い勝手が良さそうだなと。

——もともと全員採用を重視されていたかと思いますが、HERP Hireの導入でさらに強化したイメージですか？

そうですね。当時は人数が増えていくに従って、メンバー間の採用に対する温度感の濃淡が生まれてしまっていました。そこでHERP Hireを導入して、改めて「LabBaseは全員採用を重視するカルチャーである」と打ち出したいと考えたのです。

組織が大きくなったとしても、自分たちで仲間を集めるカルチャーがないと、どこかしらで採用の頭打ちが来てしまう危機感もありました。

HERP Hireへの情報集約を徹底周知、社内コミュニケーションも変化

——課題解決のために、どのようにHERP Hireを活用したのかを教えてください。

まずは候補者の評価や申し送り、面談のメモなど選考に関する全ての情報をHERP Hireのタイムラインに残すよう、現場に徹底周知しました。評価項目や採用ポリシーなども細かくコメントテンプレート上に記載していて、評価などはそれに沿ってメンバーにコメントをもらう形です。

すると皆が事細かに情報を共有してくれるようになり、1人1人の候補者に誠実に向き合いながら選考を進めていく雰囲気も一層作られていきました。情報を残しておくことで、現場と評価などを振り返りながらの作戦会議もしやすくなりましたね。

またHERP Hireに情報を一元化する流れと同様に、「ファンリクしたらHERP Nurtureに追加する」というルールも設けています。

昨年は150名ほどのファンリクを通じて出会った方がHERP Nurtureに登録されて、そのうち選考参加が18名、5名が入社してくれました。

他チャネルでは選考通過率が平均1%程度なのに対して、ファンリク経由の通過率は30％ほど。他の歩留まりに比べるとかなり高い通過率になっているので、HERP Nurtureを活用したファンリクの取り組みは今後も強化していきたいですね。

——HERP Nurtureも含めて全員で共有されているのですね。では、もう一つの課題であった生産性の向上に関してはいかがでしたか。

この数年で行った採用規模の拡大に耐えられたのは、HERP Hireを導入して業務効率化を進めたからだと実感しています。

例えば外部の求人媒体の自動取り込み機能やエージェント連携機能などを使って候補者管理やリレーションを一元管理しているので、採用アシスタントの方の作業効率化も叶えられました。

以前は1日かけていた業務が、今は2～3時間の稼働で対応できているんですよ。おかげで子育てをしながら時短で働きたい方にも採用アシスタント業務をお願いできるようになり、生産性の改善はもちろん、会社としての人材ポートフォリオの幅が広がったのは副次的な効果でしたね。

「事実ベースの共通認識」が現場の納得感を生む

——HERP HireやHERP Nurtureに全ての情報を集約したことで、採用活動にはどのような成果が生まれましたか。

一番の大きな成果は数字の可視化です。HERP HireのデータをCSVに落として現状を把握できる分析シートを非常に活用できるようになりました。

月次の選考ステップの積み上げグラフをレポーティングしたり、職種別の選考分析に活かしたり。すると「このチャネルの歩留まりの数値が良いから、リソースを寄せた方が良いのでは」など、定量的な分析をもとに建設的な議論が生まれるようになりました。

例えば採用定例では、現場マネージャーが事前に分析シートを読み込んでいて「ここの進捗が良くないから、施策を打った方が良いのでは」など提案してくれることもよくありますね。

——具体的に分析から生まれた施策の事例があれば教えてください。

例えば一次面接の通過率が20％、二次が90％、最終が80％という数字が出たら「ほとんどが通過するなら、二次面接はいらないのでは」と仮説を立てます。そこで二次面接の代わりにカジュアル面談やアトラクトのための面談を入れて、候補者の方の意欲を醸成することで最終面接の通過率を上げていきました。

二次面接が減った分の選考スピードが速くなりましたし、候補者の方はオファー面談の時点で既に意欲醸成ができている状態に。おかげで内定承諾率は70％後半を超えるようになりました。

——数字を見ながらスピーディーに施策を打つことは、候補者の良い採用体験にも繋がりそうです。

そうですね。特にスピード感が求められるスタートアップの採用には重要だと思いますし、分析できる項目も日々アップデートされているので様々な視点から課題を洗い出すことができています。

現状が可視化されると数字が社内の共通言語になりますから、事実やデータに基づいた設計や良い議論にも繋がりやすいです。

また定性、定量的な情報を全てHERP Hire上にオープンにしたおかげで、全員採用に対するメンバーの納得感も醸成できました。

なぜ今その施策なのか、なぜこのタイミングでこのメンバーを巻き込まないといけないのか。そこに納得感がないと動けないですし、理解しながら進めないと途中で冷めてしまうことにもなりかねません。

それが同じ数字を見ることで「ここに課題があるから、解消するために今このアクションが必要なんだ」と、全員が共通の認識を持つことができます。事実ベースで「Why（なぜやるのか）」を伝えられているからこそ、全員採用のアクションが浸透できていますし、新しいメンバーも採用に参加しやすいと考えています。

——確かに定量的なデータを見て共通の課題意識を持つからこそ、その後のアクションの熱量も保たれそうです。

成果に関しても実績が数字で表れるので、メンバーの士気も下がりづらいですよね。例えば「先月はファンリクが何件登録された」「今月は月の平均応募よりも何人増えている」と分かりやすく定量的な成果があるので、モメンタムを高めやすいと感じています。

”全員採用”の成功事例を目指し、採用全体をアップデートしたい

——導入後、HERPサイドとのコミュニケーションに関してはいかがですか？

CSの方を始め、HERPさんは我々ユーザーとの距離がとても近く、ユーザーの声を聞きながらサービスを開発してくれるのが嬉しいですね。「ベータ版をトライアルでリリースしたから試してみないか？」といったコミュニケーションも多く、一緒にHERPのサービスを良いものにアップデートしている感覚があります。

またHERPのユーザーコミュニティも活発で、他社の生の声を聞けるようにしてくださっているのもありがたいですね。スタートアップはひとり人事の企業も多いので、ユーザーコミュニティで他社と悩みをシェアしながら「一緒に採用を頑張ろう」と高め合える場はとても貴重だと思います。

——ありがとうございます！最後に、今後のLabBaseの採用への想いを教えてください。

引き続き、現場主導の全員採用を徹底したいですね。理想はメンバーが100人いたら100人がそれぞれ1ファンリクをしているくらい、全員が選考に参加している状態を目指しています。

そしてLabBaseが全員採用成功のケーススタディになるような組織を作りたいです。

「全員採用のカルチャーは、LabBaseの成長要因の一つ」だと言えるようになれば、他社も全員採用に興味を持ってくれるでしょうし、現場主体の採用がスタンダードになれば世の中全体の候補者体験がより良くなると思っています。

LabBaseで成功事例を作って、他社にどんどん展開できれば「LabBaseは採用に強い」という良いイメージにも繋げられるはずですしね。

そのためにHERPさんと一緒にスクラム採用を推進しながら、採用の業界全体をより良いものにアップデートしていきたいです。