ATSの乗り換えで「50人の壁」を乗り越えたシナモンAIのHERP Hire活用事例

スタートアップが難易度の高い職種を採用する上で、「スピード」と「現場の協力」は欠かせないもの。しかし単純にATSを導入するだけでは、スピーディーかつ現場を巻き込んだ採用活動は実現できません。

そこで本記事では、既存のATSから『HERP Hire』に乗り換え、難易度の高い職種の採用強化とスピードアップを図ったという株式会社シナモンの事例をご紹介します。

国内有数のAIスタートアップである同社では、AIコンサルタントやAIエンジニアなどの採用を強化するため、2022年7月にHERP Hireへの乗り換えを実施しました。40名程度の組織から「50人の壁」を乗り越え、現在は60名以上のメンバーで躍進を続けています。

同社はなぜ『HERP Hire』を選び、どのように採用強化を実現したのでしょうか。HRの大槻智洋さんにお話を伺いました。

ーーシナモンAIについて教えてください。

シナモンAIは「誰もが新しい未来を描こうと思える、創造あふれる世界を、AIと共に」をパーパスに掲げ、高度なビジネスAIソリューションを実現するAIコンサルティングとAIプロダクト事業を展開しています。

AI研究開発機能をベトナム（ハノイ・ホーチミン）に構え、高度なAI人材を獲得・育成するエコシステムを構築。自社開発の最先端AI-OCR『Flax Scanner』、自然言語処理エンジン『Aurora Clipper』、音声認識エンジン『Rossa Voice』などを用いて、企業のDXやAI活用の推進を支援しています。

直近では、ChatGPTに代表される大規模言語モデルなどの最新テクノロジーを取り込むなど、常に革新的なAIソリューションを開発・提案しています

2名の採用担当で年間30～40名のシニア層を採用

ーーグローバルに拠点を持つシナモンAIですが、現在の組織はどのような構成になっているのでしょうか。

現在の全体社員数は140名程度で、東京オフィスには正社員が60名強、業務委託の方も含めると約80名の組織です。

AI研究開発機能を持つベトナムではエンジニアやPMなどの技術職が4分の3以上を占めますが、東京ではビジネス職とコーポレート系の職種が3分の2、残りがAIエンジニアやPMなどで構成されています。

採用は各国の拠点ごとに行っていて、東京ではシニア層の採用を強化しているため、組織には下が20代から上は60代まで、幅広い年齢層の多様な人材がいることも特徴の一つです。

出典：シナモンAI 会社紹介資料

ーー東京オフィスの採用体制も合わせて教えてください。

HRは4名のチームで、採用は主に私ともう1名で担当しています。私は応募時のスクリーニングやエージェントコミュニケーション、ダイレクトスカウトなどを対応して、もう1名のメンバーがオペレーションを担当している形です。

現在採用に注力しているポジションは、AIコンサルタント職といういわゆるフロント部門と、AIエンジニア。その他の職種も合わせて年間で約30～40名を採用する計画で動いていて、採用経路としてはエージェントをメインに、適宜媒体なども活用しながら進めています。

ーーAIコンサルタントやエンジニアというと、求められる要件も高いように思います。

そうですね。例えば職種によっては英語が必須だったり、AIコンサルタント職には営業力のみならず大手企業のお客様に対するコンサルティングスキルが必要であったりするので、条件面は事細かに設定しています。

とはいえ細かくしすぎても応募数が減ってしまうので、社内やエージェントとすり合わせながら、良いバランスをジョブディスクリプションで表現できるように調整しています。

決め手は「採用管理の効率化」と「直観的に使いやすいUI／UX」

ーー2022年7月のHERP Hire導入前は、他社のATSを活用していたとのこと。当時の課題感は何でしたか？

検討段階は私が入社する前だったので前任者に聞いた話も含めますが、当時はかなり多くの採用を実施するタイミングで、既存のATSでは採用管理に手間がかかってしまうことが課題でした。

当社は「この職種にはこのエージェントを」など細かく複数の企業とやり取りをしているので管理が複雑だったり、既存ATSではデータや予実の管理がしづらく分析がうまくできていなかったりしていたのです。

またエンジニア採用を強化するために、当時から複数の求人媒体を活用していました。しかし既存ATSでは自動取り込みできない媒体がいくつかあり、自動取り込みが出来ないサイトは手作業で管理や作業をせざるを得ない状況だったのです。

ーー採用を強化する上で、管理や分析で発生する手間を短縮する必要があったのですね。

ええ。加えて既存ATSでは、現場メンバーにとって分かりづらいUI／UXの部分があったり、面接調整がしづらかったりして、社内の採用や面接に対する協力度が低下していると感じていました。

ちょうどこの頃が組織としても「50人の壁」を超える時期だったので、採用チームの業務効率化と現場への浸透を再考する必要があり、ATSの乗り換えを検討し始めたという経緯です。HERP 以外にも2、3社に話を聞いて、機能の比較検討を進めました。

ーーその中でHERP Hireを選択したのはなぜですか？

HERP Hireはとにかく「使いやすい」ことが一番大きなポイントでした。実際に使ってみると、誰かに教えてもらわなくても感覚的に動かせるUI／UXで、いうなればiPhoneのような操作性があると感じたのです。

またレイヤーに合わせて情報の制限ができたり、Googleカレンダーと連携して面接調整ができたりと、情報セキュリティーや機能面、現場メンバーとの連携のしやすさといった観点からもHERP Hireがベストでした。

課題を感じていたデータ分析の機能や、接続できる求人媒体数もかなり多かったので、それらの機能によって採用業務のスピード化に繋がるだろうという期待がありました。

業務効率化でスピードアップ＆フォローし合える採用体制に

ーー管理業務の効率化や、現場の協力を仰げるような使いやすさが決め手だったのですね。実際に使ってみて、効果はいかがでしたか？

採用業務の工数はかなり削減できたので、リードタイムの短縮にも効果的だったと感じています。

例えば、これまでは面接用に求職者の資料を作成していたのですが、今ではHERP Hireを見るだけで全ての情報が集約されています。他にもプライベートタグを使って、全員に知らせる必要のない情報を記録できるようになるなど、情報が非常に管理しやすくなりましたね。

また面接日の調整も、候補者と面接官の両方に候補日を聞きながら行っていましたが、今はHERP Hireで日程調整URLを発行して、Googleカレンダーに自動連携して…とスムーズに工数少なく進められています。

これまで自動取り込みできていなかった求人媒体の自動取り込みが叶えられたのも大きな効果です。以前のように媒体で応募があったらサイトに行って、書類をダウンロードして、ATSに手作業で登録して…という手間が全てなくなりました。

そしてこれらの情報が全てSlackと連携されているので、該当する面接官や現場メンバーにすぐに通知されたり、求人票の更新が指定したエージェントに自動で連絡がいったりするので、わざわざこちらから連絡をする必要がなくなったことも、工数削減に大いに役立っていると感じます。

ーー今まで手動で行っていたものがシステム化されて、工数削減に役立ったのですね。現場メンバーの採用活動にも影響はありましたか。

HERP Hireへの情報の一元化、通知機能、使いやすいUI／UXに変わったことによって、メンバーとの連携もスムーズになり、いわゆるスクラム採用の風土も進んだように感じます。

Slackで通知があると、本人がメッセージを見落としていても他のメンバーが「問い合わせが来ているよ」と教えてくれたり、気付いた人が素早く対応してくれたり、フォローし合えるようになったのも良い効果でしたね。

またHERP Hireを活用して、適切なメンバーをスピーディにアサインすることで、候補者の方にも満足度の高い面接が実施できるようになりました。

ーーHERPのカスタマーサクセスに関しては、いかがでしたか？

カスタマーサクセスの方からのレスがとても早いので、非常に助かっています。

企業への問い合わせって、すぐに返信がほしくても「一度担当者に確認します」と待たされることも多いですよね。しかしHERPさんは1社に1人担当者がいて、すぐに回答をもらえますし、付随した情報を教えてもらえることもあります。

定期的に開発状況やアップデート情報を共有してもらえたり、他社の事例や意見を教えてくれたり、他社も含めて「皆でHERP Hireを育てている」ような印象があって、カスタマーサクセスとしてとても素晴らしいと感じています。

ーーそう言っていただけて嬉しいです。その他、もしHERP Hireに感じている改善点があれば教えてください。

WordやExcelの添付をブラウザ上で見られるようにしたいとか、面接官ごとの辞退率をHERP Hireでデータ分析したいなど細かい要望はあるのですが、全体的には素晴らしいシステムだと思っているので、不満は特にありません。

多様な人材を活かしてリファラル採用やタレントプールを強化したい

ーーHERPHireは、どのような企業にオススメできると思いますか？

基本的にはどの規模の企業でも使えるのではないでしょうか。中途採用は動きがスピーディーであるほど承諾率も上がりやすいので、スピード感を持って採用を進めたい企業には向いていると思います。

ただ「面接官には、予定をいれる前にお伺いを立てないとならない」など、ルールが固まっていてスピーディに動きづらい企業だと少し難しいかもしれませんね。

とにかく早く選考を進めて、自社の採用計画を費用面も含めて適切に管理運用したい企業にはオススメできます。

ーー最後に、シナモンAIの今後の採用展望について教えてください。

現在はエージェント経由が多いのですが、今後は社内人材の交流や人脈を活かした採用活動を行っていきたいと思っています。当社は様々なバックボーンを持つ多様なメンバーが働いていますが、まだまだそこを活かせていないと感じるので。

ですから引き続き、事業計画に沿った人員配置と費用の適切化を目指しながら、リファラル採用やHERP Nurtureを活用したタレントプールの実現などを進めていきたいと思います。