「組織拡大期でも採用基準は下げない」HERP Hireへの切替導入で“こだわり採用”を叶えたキャディの事例

今回は、製造業に特化した受発注プラットフォーム『CADDi』を手掛けるキャディ株式会社で、HR本部採用チームのマネージャーを務める横野奈保子さんにインタビュー。

もともと他社のCRMツール上で採用管理を行っていたという同社。組織拡大期を迎え、採用管理ツールをHERP Hireに移行した経緯とその効果について、お話を聞きました。

キャディ株式会社について教えてください。

キャディは「モノづくり産業のポテンシャルを解放する」をミッションに、製造業に特化した受発注プラットフォーム『CADDi』を世界に先駆けて開発、提供しています。

先日は80億円のグローバル資金調達を実施するなど、「世界最大産業」である製造業DXへの挑戦を加速させているところ。新規事業のSaaS、海外事業と、ビジネス職・コーポレート職・エンジニア職と全方位で採用をより一層強化しているフェーズです。

拡大期でも「採用基準は下げない・変えない」

キャディの採用活動の特徴やこだわりを教えてください。

まず全社的に、採用を重要視しているカルチャーがあります。難易度の高い課題をすごいスピードで解いているので、「人」が最も重要になります。全社のOKRに必ず採用数の目標が入っていたり、代表が4割以上の時間を採用にコミットしたり、採用は経営層も含めて最注力している分野の一つです。

そして組織拡大期であっても、「採用基準を下げない、変えない」ことにはかなりこだわっています。

当社は採用においてどのポジションであってもミッション・バリュー・カルチャーのフィットを重視しているため、たとえどんなにスキルが高い方であっても、そこが合わなければ会社とマッチしない、というのが私たちの考えです。

なかなかハードルを高く設定しているので、人事側はスカウト・エージェント・リファラルなど、あらゆるチャネルで候補者の方と接点が持てるように最大限努力しているところです。

特に2020年の10月頃からは、より採用を強化させるために、HRチームで媒体別のプランを緻密に練ったり、遷移率を分析したりして、採用活動の整理を行いました。

当時は採用管理に他社のCRMツールを使っていたのですが、今後の計画や採用活動の効率化を考えた時に、今のツールのままでは限界があるのでは、という話になって。2021年始めから改めてHRチームとして、採用を効率化するためのツール選定をすることになりました。

当時は具体的に、採用活動にどのような課題があったのでしょうか。

HRチームでは、オペレーション工数の肥大化と、採用に関する分析がうまくできていないことが課題でした。

オペレーションに関しては、候補者の方ごとにSlackチャンネルを立てる、各媒体の候補者情報を手作業でパトロールする、各媒体からの候補者情報をツールに手入力する、複数の面接官との日程調整をする……など、かなり時間がかかる作業を人事が担っていました。

さらに面接官からフィードバックされる選考結果はすべてフリーテキストで管理していたので、評価のデータを数値化・構造化することも難しかったですし、面接官別の評価も見える化しづらかったんです。そうなってくると、各種データが整理・統一できておらず、分析したくてもうまくできないという状況に陥っていました。

CRMツールには「カスタマイズ性が高い」というメリットはありましたが、やはり専用のツールではないため、採用業務を完全に効率化できていたわけではなかったんですよね。そこに大きな課題を感じていました。

メンバーが気持ちよく採用に協力してくれるためにも、ツールのUIはすぐに変革が必要だと、HRチームでは常々考えていました。

汎用的なツールからATSへの移行を決めたワケ

HRの工数削減、分析のための整備、メンバーの使いやすさ。これらを実現するために、ATS導入を検討し始めたというわけですね。

はい。実は当社では、CRMツールを使う前に、もともと他社のATSを使っていたんですよ。

ただ当時は社内で独特な採用オペレーションをしていたこともあり、カスタマイズ性を求めて、より汎用的な操作ができるCRMツールに変更したのです。

しかし今では採用のフェーズも変わり、前述の課題も生まれてきた中で、カスタマイズ性よりも一般的なオペレーションかつ、専用の採用管理ツールを使って効率化した方がいいよね、となりました。

そこで改めて他社のATSを調べていったのですが、私はもともとATSのことに詳しくなかったので、「媒体情報の自動取り込みや応募管理とか、こんなことまでツールで出来るの！？」と驚きました。ATSって、スゴイじゃん！と（笑）

その中でも、HERP Hireを選んだ決め手は？

HERPに決めた理由の一つは、セールス、カスタマーサクセス担当の対応の良さです。初回の商談でヒアリングしていただく中で、当社の採用課題を掘り下げてくれて、私自身でも気付いていなかった課題を見つけることができました。カスタマーサクセスの方も、何か質問したり要望を出したりするとすぐにレスをくれるので、とても信頼できるんですよね。

機能に関しても「十分にやりたいことが出来るツール」という印象でした。

工数削減の観点でも、分析用のデータを集約するツールとしてもばっちりですし、誰もが直感的に使えるようなUIも魅力的。自動取り込みできる媒体も他社より多いですし、もともと困っていたところに全て応えてくれそうだと思って、HERP Hireに決めました。細かい意思決定の経緯は、noteにもまとめています。

たくさんの応募数を効率的に管理できるように

採用課題に挙げていた、オペレーション工数の肥大化は、HERP Hire導入後にどのように変化しましたか？

オペレーションの負荷は、かなり軽減されました。

例えば、今まで媒体別に情報をコピペして貼り付けていた作業は、自動取り込み機能のおかげで一元化。エージェントの応募管理も集約されたので、エージェント経由の応募増にもつながったと思います。

この媒体自動取り込み機能も、HERP側の細かな工夫が感じられて好印象です。例えば、媒体で応募してくれた候補者のプロフィールってログインしないと見れず、面接官が見に行けないという課題があったのですが、これがPDF化されてHERP Hire内で見られるようになっているなど、かゆいところに手が届くポイントがたくさんありました。

また、メールや評価フォームのテンプレの柔軟性も高いので、フィードバックや候補者への連絡を送るのも早くなりました。エントリーしてもらってから、基本的には即日でアクションを返せるようになったり、選考したその日に次の案内ができるようになったりしたことで、リードタイムは確実に短くなりましたね。

さらにもう一つ、権限管理もHERP Hire上でできるので、人事としては情報を扱いやすくなったこともメリットの一つでした。

今、キャディは組織拡大期ということもあり、多くの応募者の方に注目していただいているタイミング。たくさんの候補者の方を適切に管理できているのはHERP Hireのおかげです。

他に課題として挙げていた、分析のしやすさ、メンバー目線のUIに関してはいかがでしょう。

分析に関しては、HERP Hire内のデータをCSVで落とせるので、いかようにもアレンジできますよ。今までは評価が全てテキストベースだったので構造化が難しかったのですが、データ化したことで数値レポートを作れるようになり、全体感を捉えるのに活用しています。

メンバーから見たUIも好評です。候補者の事前情報を見る、面接のフィードバックを書く、記録して保存する、という一連の流れがシームレスにできるようになりましたし、HERP Hire専用のリファラル採用フォームも使いやすいと言われています。

実際に活用してみて、その他に効果を感じたポイントはありますか。

候補者ごとのステータスや細かいアクションは、今までスプレッドシートで進捗管理をしていたのですが、HERP Hire導入後はHERP Hireを使って一元管理するようになりました。具体的には「メモ」機能、「検索」機能を組み合わせているのですが、これがかなり便利なんです。

例えば候補者のメモ欄に「日程調整中」「面接待ち」「選考結果記入待ち」「結果連絡待ち」などの選考ステータスを記載すると、応募一覧画面でそれらを一覧化して見ることができます。そして検索バーに「日程調整中」などのステータスを入力すると該当する候補者一覧が表示されるので、一目で状況が分かりますし、ネクストアクションの見える化に繋がるんですよね。

条件はURLにクエリパラメーターとして反映されるので、そのURLを社内のメンバーに送ってタスクをリマインドする、という使い方をしています。HRチームは毎日タイムラインを見て確認をするようになりましたし、メモを検索すれば、すぐに候補者の状況が把握できるようになりました。

今後はグローバル採用も見据えて、HERPに期待していきたい

HERP Hireをどんな企業にオススメしたいと思いますか。

当社はそもそも、HERP Hireがなければ今の採用人数を達成できていなかったと思うので、採用している会社ならどこでもオススメ！と言いたいですね（笑）

もちろん一人人事でも使いやすいと思いますし、1000名規模で応募がくるような企業であれば、数が多いからこそ工数削減のインパクトは大きいと思います。

個人的には、HERPにグローバル対応があれば完璧だなと思うので、今要望を出させていただいているところです。

そんなふうに「こういうことがやりたいんですけど……」とHERPさんとのSlackでつぶやくと、セールスやカスタマーサクセスの方がすぐに返事をくれるんですよ。なので当社の要望もストレートに伝えていますし、細かい改修であればすぐに反映されることも多いので、とても助かっています。

最後に、今後HERP Hireを使ってどのようなことをやっていきたいか、展望を教えてください。

先ほどお話した、グローバルの採用を含めて動けるといいなと思っていることと、HERPと他ツールとの連携も強化していきたいですね。現状の機能としてはまだ実現できないものもあると思いますが、一緒に成長させていただけたらと思っています。

※部署名・役職は取材時点