HERPユーザー勉強会のQA全文公開！ エージェントと信頼関係をつくり成果を出す考え方

エージェントマネジメントにこれからさらに注力したいBASE社・米田さんに、元ユニラボでエージェントマネジメントを実践していたペイミー社・かどまいさんがメイン講師となり、エージェントマネジメントの極意を伝えていただく会を開催しました。

HERPのユーザーさんで同じテーマに関心がある方もお招きし、合計11名での少人数ユーザー勉強会となりました。
それぞれが持つ知見を結集させた勉強会の内容を公開します。

エージェントマネジメントにまつわるQ&Aに先輩方が回答！

Q.様々な経路がある中で、どんな時にエージェントを使うのが有効なの？

A.【かどまいさん回答】エージェントに頼らないといけない状態には、大きく2つのパターンがあります。
一つは、企業の知名度がない・サービス内容や価値が一般にわかりにくい場合。もう一つは特定の領域のスペシャリストの採用の場合。

エージェントは、紹介企業の魅力を候補者に代わりに伝えてくれる役割を担うことになるので、なかなか自社からの発信だけでは魅力が伝わりにくいサービスを運営する企業では有効です。
特にtoBのサービスはその価値を説明されないとわかりにくいケースもあるので、エージェントに自分たちの代わりに候補者にわかりやすく魅力を伝えてもらうべく、自社のファンになってもらうことを意識しましょう。

また、専門性の高い職種はなかなか媒体やリファラルでの採用に限界もきやすいので、多くの人材データベースを抱えるエージェント経由が決まりやすい傾向にあります。

Q.推薦数が月10件→400件になったとのことですが、かどまいさんがエージェント経由での採用において大事にしていたことはなんですか？

A.【かどまいさん回答】もともとユニラボに在籍していた時代、「BtoBサービスの受発注サービス」というとなかなか候補者さんにその価値を伝えづらかったこともあり、採用経路はエージェントが中心でした。
エージェントにはとにかく自社のファンになってもらい、「知るひとぞ知る優良企業」との認知を獲得することを目指していたのですが、意識して行っていたのは次の5つです。

①可能な限り最速でレスをする
②ウェットなコミュニケーション（特に少数エージェントで有効だった）
③推薦・選考結果にフィードバックを丁寧に実施する（メールなら10行以上に渡って評価を伝えることも！）
④お見送りなどネガティブな内容を伝える際こそ、悪い印象を与えないよう細心の注意を払う
⑤よかった場合、とてもよかったという褒めと評価ポイントをしっかり伝える

Q. エージェントの中でも、紹介する企業の優先順位が存在する中で自社の優先度を上げてもらうにはどうすればいいでしょうか？

A. 【かどまいさん回答】大事なことは2つあります。一つは、会社それ自体の魅力が伝わること。二つ目は推薦した候補者の入社後のイメージが湧くことです。

一つ目は、エージェント向けの説明会の実施。よく取られる方法ではありますが、「XXX社向け限定の説明会」という企画をすることで、より質問に深く答えるなど理解度を高めていただくことが可能です。

エージェントの意識の中に自社の割合を高めていくためにも、四半期程度に一回の頻度で開催したり、例えば調達のタイミング・一気にポジションを開けたタイミングなどに+αで開催したりということが効果的でした。

エージェントとしても、候補者に魅力的に企業を紹介するために事業計画がどのようなもので、ポジションの魅力がどんな内容なのかを語れるようになりたい、という想いをもっていらっしゃるので、そのための情報提供の機会は重要です。

二つ目は、実際に入社した後の研修パッケージにどんなものがあるのかを伝えておく、あるいは選考の過程で入社後上司になる人や会社で活躍している人を会わせておくなど、生の情報を伝えることが重要です。例えば、新メンバーが入社する当日に「入社パック」（例えば会社のTシャツやメッセージの寄せ書きなど）を渡す取り組みをしていると伝えることで、入社後も大切にしてくれる会社なのだと理解していただくことで好影響を与えることができました。

いいエージェントさんであればあるほど、入社後の活躍や定着に気にかけています。（例えば、紹介した人が入社した後に定期面談を実施してくれるなど。）エージェントにも「推薦してよかった！」と思わせるようなフォローをできるのが重要なようです。

【参加者から回答】
・一人重要なポジションが採用決定したことから、エージェントと親しくなり、推薦があがってくるようになった
・エージェントの中でもCA（Career Advisor）のリーダーと接点を持つようかけあってみる工夫をしている

Q.「エージェントにフィードバックを詳細に送るといい説」は本当？また「詳細」とは具体的にどれぐらいを指すの？

A. 【かどまいさん回答】まずエージェントには大きく分けて4つのタイプに分かれます。

①大手エージェント 大量紹介型
②大手エージェント ハイクラス/職種特化型
③少数精鋭エージェント 総合職種紹介型
④少数精鋭エージェント ハイクラス/職種特化型

特に、少数精鋭の両面型エージェントの場合は、ウェットに対応すればするほどその後の紹介精度をあげてくれることが多くあります。
まず手段の話をすれば、エージェントとの候補者についてのやりとりはメール（もしくは採用管理ツールを介したメール）連絡が主になりますが、より詳細に伝えたいことが発生した場合は15分程電話をすることなども有効です。

次に、エージェントに伝える内容ですが、面接の結果の他にも、こちらが感じたことと候補者から聞き取ってもらった所感のすり合わせ、次の戦略はどうするか、など詳細を話します。1候補者1面接につきメールでも10行分くらい書いて送る、ということを意識して行なっていくことで紹介の質の向上にもつながっていきました。

一方で、大手エージェントはフィードバックを綿密に伝えてもなかなか精度が上がらないことも…とはいえ大手エージェントはそもそもプールしている人材が多くおり、いい人の紹介もあるので、最低でも1-3行程度のフィードバックを伝えるのは怠らないのが吉です。

可能であれば各エージェントがどういう仕組みで候補者を選出してくださるのか裏側を探ってみるのも大事かもしれません（！）

フィードバックを詳細に送ることは、特に少数のエージェント会社で役に立つと言えそうです。もし、きちんとフィードバックをしているにも関わらず紹介の精度が上がらないなら、もう契約を考え直すという強気の意思決定も必要だと思います。

Q.エージェントから推薦をもらい始めたけど、「あれ、あまり求めている要件の人材の紹介がない…？」そんな時はどうする？

A.【かどまいさん回答】書類をもらった時点で「あれ、なんだか違うな」と思っても、一番初めはエージェントと要件が揃っていない状態なので諦めないこと！特に少数系のエージェントに対しては書類選考のフィードバックもウェットに対応することで、紹介の精度を上げてくれる可能性が高いです。

取引を始めた、または新しいポジションへの推薦を受け付け始めてから、最初の5名程度は要件と異なる応募が来ても丁寧にフィードバックを続けてみましょう。

それで紹介の質が上がらないようであれば、マッチする人材がデータベースにいないか担当者を変えてもらったほうがいいかもしれません…

Q.エージェントの担当者を変えてほしい…本人には伝えづらいけど、どうしたらいいの？

A.【かどまいさん・参加者から回答】
特に大手エージェントであれば担当者もたくさんいるので、

①本人に直接どこが要件と異なっているのかフィードバック
②その担当者の上司にフィードバック（メールなど、本人に見えないところで）
③対応が変わらないようならば、担当の方を変えてもらえないか打診する

③が心苦しく難しい…と思われそうですが、伝えるべきは担当の人へのクレームではなく、「採用をもっと加速していきたい。貴社は実績があるからもっとご紹介いただけるはず」というメッセージとそれに対して必要な対応を求めることです。

また、ハイクラス人材の推薦をしてくれるRA（Recruiting Advisor）の多くは、コーポレートサイトやLinkedInに経歴が載っているのでチェックしてみるのもおすすめです！

Q.要件や条件を伝えすぎることで、エージェントから紹介を嫌がられてしまわないでしょうか…？

A.【ナイル渡邉さん回答】そのエージェントがそもそも自社に会った人を紹介できる力があるのかをまず知ることが必要です。まずは、そのエージェントが得意そうな数ポジションに的を絞って推薦を依頼してみるのがおすすめです。良さそうなら職種を広げて行きましょう！

【かどまいさん回答】取引を始めたばかりのエージェントであれば、初期段階で「この要件なら何人くらいの紹介を見込めそうなのか？」と質問し、期待値調整をしていくのもおすすめです。

Q.選考のスピードは、併願企業と足並みを揃えるか？スピード選考で他を出し抜くか？

選考のスピードは各社対応の別れたところ！今回の参加企業では2パターンに対応が分かれました。

A.【かどまいさん回答】①併願企業となるべく同じ選考スピードで進んで行う派
なかなか採用決定が出にくい、内定を出せている数自体が少ない、という場合はこちらがおすすめです。
他の志望度の高い企業の選考とスピードと足並みを合わせながら採用することで、候補者にとって自社の検討が最後まで残りやすくなります。具体的には、他社の選考が先に進んでいる場合は面接日程調整なども巻きで早めに設定をしたり、候補者が転職先に悩む速度に合わせて面談を挟むなど選考速度を調整したりなどで対応するスタイルです。
併願企業とスピードを合わせるため、選考のたびに併願企業の選考日や都度各社の志望順位を確認することが必要になるので、エージェントとの密なコミュニケーションがこの作戦の成否を分けそうです。

【ナイル渡邉さん回答】②自分たちの選考スピードを貫く派
どちらかというと採用市場で候補者から魅力的にうつる企業で有効そうな方法です。
内定を出したあとは、期限を決めたうえでそこまでに結論を出してもらうというスタイルです。もちろん、他社選考状況次第で交渉や調整は行いますが、基本的には期限を区切って進めていきます。

工数がかかる側面はありますが、なかなか今のやり方では採用決定が出ない企業さんは①、すでに内定出しまでスムーズにいく企業さんは②の方法を試してみてはいかがでしょうか。

最後に

オンラインでの少人数勉強会は初の試みでしたが、この記事に出しきれなかったオフレコ情報など各社共有しあい、かなりリアルで濃い知見が集まったのではないかと思います。
参加者の皆さんの声も一部ご紹介します！

昨日HERPユーザーで「エージェントとの付き合い方」をテーマにしたクローズドの勉強会参加したけど、色んな知見得られて楽しかったな

クローズドな場だからこその話を聞けたし、してしまった

— ワタナベシンペイ@Nyle Inc. (HRとマーケと時々、広報) (@spw63) January 7, 2021

HERPユーザーコミュニティ、もしかして最高の学びの場なんじゃないか…？

ほぼ採用未経験の遠藤にとっては目から鱗のナレッジシェアばかり

つよつよな人たちに学べるチャンスだから、ふっ軽でどんどん参加していこ。

— 遠藤 魁 Kai Endo @POL (@0530kaikai) January 6, 2021

HERPのユーザーコミュニティが最高すぎる。。

本当に強い人事の方々ばかりで、
目から鱗の内容ですごく勉強になりました！
早速明日から実践👏

これからも基本全参加の勢いで学んでいこう！！　

年始のindeedからのたくさんの応募にHERPがなければ対応しきれていなかったので感謝！

— 永田 翔 / HitoHana (@sho_nagata02) January 6, 2021

今後皆さんのご関心軸に合わせながらさまざまなテーマでこのような少人数勉強会を開催してまいります。情報発信はユーザーさんをお集めしたオンラインコミュニティ「HERP User Community」Slackで行ってまいります！興味のあるテーマがある、コミュニティにまだ参加できていない！などございましたらお近くのHERP担当者にお知らせくださいね。(了)