リファラル採用の社内告知を徹底解説！手順やチャネルなどの告知方法を紹介。失敗事例やおすすめツールも
リファラル採用の社内告知方法について、詳しく解説します。具体的には、社内告知の手順や、メール・SNS・ポスターなどのチャネルの種類、また失敗例を含めた告知を成功させるポイントなどについて解説します。加えて、社内規程や必要な人材の明確化など、告知を行う前に行うべきポイントについてもお伝えします。リファラル採用を成功させるために、制度内容の周知徹底や適切な告知方法を知り、効果的な社内浸透を目指しましょう。
リファラル採用の社内告知の前に重要なポイント
ここではリファラル採用の社内告知の前に、やっておくべきポイントについて解説します。
リファラル採用において社員の協力を得るために、社内告知をうまく行うことは大切です。リファラル採用を行う目的、自社の現状把握、ターゲットの明確化など、土台をしっかり固めておく必要があります。以下で詳しく解説しますので、しっかりと理解しておきましょう。
なぜリファラル採用をするのかを明確にする
ポイントの1つ目は、なぜリファラル採用をするのかを明確にすることです。リファラル採用とは、社員自らがリクルーターとなり、社員の知人や友人を紹介する採用手法です。
リファラル採用を行う目的は、「採用活動における採用費用の削減したい」「内定率をあげたい」「定着率をあげたい」「専門職の採用を強化したい」など、企業によってさまざまです。流行しているからなんとなく導入するのではなく、まずは自社の採用において何が課題なのかを洗い出しましょう。課題解決のためにリファラル採用が適切であれば、その課題を解決することを目的としてリファラル採用を導入しましょう。それによって、社内への告知内容も整理され、社員が理解しやすく、納得して協力してくれるようになります。
リファラル採用の現状を分析する
ポイントの2つ目は、リファラル採用導入後のデータから自社の現状を分析することです。具体的には、「社員の採用活動にへの協力率はどの程度か」「採用に至ったのは何人か」「そもそもリファラル採用制度を認知しているのか」などです。
社員の採用活動を把握しリファラル採用の実状を明らかにすることで、協力率の高い部署や社員個々の傾向を知れます。そこで見えてきた課題を洗い出し、部署に合わせて告知の内容を変えたり、協力率の低い部署があれば改めて説明会をするなどの対策を行えます。
リファラル採用でのターゲットを明確にする
ポイントの3つ目は、リファラル採用でのターゲットを明確にすることです。リファラル採用の場合、候補者の選定は紹介する社員の判断に委ねられています。ミスマッチが起こらないよう、経営陣が欲しい人物像と現場が欲しい人物像を合致させることが非常に重要です。
そのためには、経営陣の思い描く経営方針と現場とのギャップを無くせるよう、採用活動のあるべき姿について合意形成をすることが重要です。しっかりとすり合わせることが必要です。そのうえで、どのような人材が必要なのかを明確にしましょう。
リファラル採用の戦略をつくる
ポイントの4つ目は、リファラル採用の戦略をつくることです。
リファラル採用は、社員が動きやすい体制を整えて運用することが大切です。さらに、決定した報酬や規程を明示し、社員に認識不足が起こらないように周知徹底する必要がありますので、しっかりと把握しておきましょう。
報酬を明確にする
リファラル採用の報酬（インセンティブ）は、金銭の報酬だけではなく「1人紹介につき1日有給休暇を付与する」「会社貢献観点で定性評価を高める」など、様々な形があります。最も一般的な報酬は金銭によるもので、約0万円〜30万円と企業によって様々です。報酬として支給する金額に明確な基準はなく、金額設定は各企業の判断に任されています。報酬は高ければ良いという訳ではなく、財務状況に応じて適切に設定する必要があります。
金銭以外の報酬も含めて、報酬設定の際には「何を達成したら報酬が発生するのか」という基準・指標を明確にすることが重要です。例えば、「面談実施ができたら報酬発生」や、「入社が決まったら報酬発生」、「説明会に集客できたら報酬発生」など、考えられる基準は様々です。自社の採用課題と社員の動きやすさを考慮して、明確に設定するようにしましょう。
規程を明記する
リファラル採用を正しく運用するために、社内規程を明記し、社員に浸透させることが大切です。規程は、労働基準法や職業安定法など、労働者にまつわる基本的なルールに沿った内容で作成することが基本です。
原則として、「労働基準法6条」では業として他人の就業に介入して利益を得てはならないとされています。また、「職業安定法第40条」では労働者の採用に関わる社員に報酬を与えること禁じています。
上述で報酬は金額に明確な基準はないとお伝えしましたが、「紹介そのものに対する報酬」として賃金・給与を与えてはいけません。リファラル採用での人材紹介を業務の一貫とし、報酬が人材紹介業務のみで支払われることはないことを明記しましょう。また、紹介報酬だけで生計が成り立つほどの高額な設定にしないよう注意した方が安心です。
社内規程を明確するだけでなく周知徹底することで、社員が迷うことなく積極的に採用活動を行えるようにしましょう。
リファラル採用の社内告知の手順
告知の前にやるべきことについて解説してきました。ここからは、リファラル採用の社内告知の手順や告知方法の種類、さらに社内告知を円滑に行うためのおすすめのツールを解説します。自社の環境にあわせて効果的に社内告知を行えるよう、しっかり理解しておきましょう。
プロジェクトメンバーを決めてキックオフ
まずは社内の各部署からプロジェクトメンバーを選抜し、キックオフを実施します。
ディスカッションのしやすさと動きやすさを考えると、メンバー数は６名〜10名をおすすめします。各部署から、エンゲージメントが高く、採用したいターゲットに人脈をもっていそうな人物を選びましょう。
メンバーが決定したらキックオフを実施しましょう。キックオフは、以下のアジェンダを盛り込むことをおすめします。
- リファラル採用の概要説明
- リファラル採用導入の背景
- 必要とする人材像のディスカッション
- 紹介方法を共有
リファラル採用を知らないメンバーもいることを想定し、通常の採用手法とは異なること、導入することでのメリットなど、概要を簡潔に説明します。
自社の採用状況や、抱える課題を伝え、なぜ導入する必要があるのかを理解してもらいます。
企業方針に合う人材は、どのようなスキル・志向性を持った人物が適正なのかを話し合います。この時重要なのは、経営陣が望んでいる人物像と現場が望んでいる人物像とのギャップを無くし、どのような採用があるべき姿なのかを明確することです。そうすることで、プロジェクトメンバーが全員同じ基準で採用活動を行えます。
どのように声掛けすれば良いのか、どのように紹介すれば良いのかなど、具体例があればメンバーも動きやすくなります。魅力的な声掛けや紹介方法などのマニュアルを配布し、共有することで、メンバーが積極的に活動できるようになります。
各チャネルでアナウンスする
リファラル採用を成功させるためには、「社内認知度」が大変重要です。リファラル採用を多くの社員に認知してもらい、採用活動を活性化させましょう。
社内認知度を高めるために、さまざまなチャネルを活用しましょう。チャネルは、主に「オンラインチャネル」「オフラインチャネル」「キャンペーン」の3つがあります。自社のリファラル採用の戦略に合わせ、チャネルを効果的に活用しましょう。
オンラインチャネル
オンラインチャネルは、主に「社内メール」「チャット」「社内SNS」「ポータルサイト」「スマートフォンアプリ」の5つが挙げられます。この中でも、社内メールはリファラル採用を導入している企業のほとんどが活用しています。
活用のポイントは、リファラル採用開始直後は最低でも週に1回はメールを配信することでです。タイトルや本文も毎回異なる内容にしたり、配信元を人事部だけでなく、各部署の役職者などの現場に影響力のある人物からの配信にすることで、開封率やリンクのクリック率を上げる効果があります。
オフラインチャネル
オフラインチャネルは、主に「社内用ポスター」「カード」「社内報」「各種ミーティング」「リファラルブック」の5つが挙げられます。ここでは、「社内用ポスター」と「カード」を紹介します。
ポスターは、周知する目的に対して優れたチャネルです。たとえば、インセンティブ・紹介方法・規程などを明示することができます。一方カードは、差し出すことで気軽に誘えます。対面で会話しただけで終わらず、手元にカードが残ることで応募率のアップが期待できます。
各種キャンペーン
キャンペーンは、主に「期間限定キャンペーン」「成功事例インタビュー」「ノベルティ」「表彰会」の4つが挙げられます。ここでは「成功事例インタビュー」と「表彰会」を紹介します。
成功事例インタビューの効果的なやり方は、まずターゲットとなる人材を明確にし、対談形式で欲しい人材の部署メンバーに、リファラル採用の成功エピソードを語ってもらうことです。たとえば、エンジニアを獲得したいのであれば、開発部のメンバーとの対談を設定します。応募者との関係性や紹介方法などを盛り込むことで、他の社員が採用活動のイメージをしやすく、協力率をあげることに繋がります。
「表彰会」は、リファラル採用に協力した社員を表彰するものです。表彰会を行うことで、該当社員の士気が高まり、さらに採用活動に積極的になってくれるでしょう。また、全体ミーティングなどの社員が集まるタイミングで表彰を行うことで、リファラル採用制度の認知につながります。
定期的にアナウンスする
社内告知を単発で終わらせてはいけません。メールやSNSなどのオンラインチャネル、また社内ポスターなどのオフラインチャネルを組み合わせて活用し、進捗状況の報告や紹介依頼を定期的に行うことが、社員協力率のアップに繋がるポイントです。
また、情報に変更が出た場合は即座に更新して再告知し、積極的にアナウンスをしていきましょう。
社員告知を効率的に行うためのおすすめツール
ここでは、社内告知を効率的に行うためのツールを紹介します。自社の環境や課題にあわせて、活用を検討してみましょう。
HERP Hire
「HERP Hire」は、社員が能動的に採用活動を行う「スクラム採用」を実現するための採用管理ツールで、株式会社HERPが提供しています。スクラム採用とは、現場単位で採用目標を持ち、全社員が一丸となって行う採用活動のことを指します。
slackやChatworkなどのコミュニケーションツールと連携し、社内告知を含む情報共有を円滑に行えるようサポートしてくれます。具体的には、求人への応募及び選考の進捗状況や選考結果までを全社員に共有できます。さらに、採用結果向上に向けPDCAを回すために「成果の見込み」と「課題の把握」のためのデータをリアルタイムで可視化できる機能があります。
HERP Hireで会社の求人や採用状況を逐一周知することで、社員一人ひとりが採用を自分ごと化して考えるようになり、そのプロセスを通じて社員のエンゲージメントも高まります。
MyRefer
「MyRefer」は、リファラルリクルーティングに特化した新しい採用管理ツールで、株式会社MyReferが提供しています。WebやSNSを活用した運用ができ、アルバイト採用に向いています。
リファラルリクルーティングを社員に浸透させ、より多くの人材を採用できる機会を増やせるような仕様になっています。
具体的には、既存の求人票を一括で取り込み、対象社員にスムーズに告知できます。求人情報以外にも活動状況や採用決定、キャンペーンなど、リファラル採用に必要な情報を半自動で周知できます。また、スマートフォンに最適化されたマイページの提供により、SNSのつながりを活かした紹介や、課題分析、選考管理まで効率的に行うことができます。
Refcome
「Refcome」は、リファラル採用をサポートするクラウドサービスで、株式会社リフカムが提供しています。さまざまな会社に導入されていて、数十人～数千人までの幅広い規模の会社をサポートしています。
社員が手間をかけず紹介活動ができることや、採用管理から効果測定までスムーズに行えることが特徴です。
具体的には、職種ごとに紹介依頼することができ、メールだけでなく、Facebook やLINEと連携させて社内告知をスムーズに行えます。周知状況や、チームや部門ごとの活動量の可視化も可能で、データに基づいた適切な改善案を導き出せます。さらに、アドバイザーが組織の課題や状況に合わせてサポートしてくれるので、安心して利用できます。
社員告知を成功させるには？
ここでは、社内告知の失敗事例と成功のためのポイントを解説します。導入を失敗に終わらせないために、しっかりと把握しておきましょう。
よくある失敗事例
リファラル採用でよくある失敗例を3つ紹介します。採用率が上がらないだけでなく、トラブルに発展しないようしっかりと把握し、運用の際に役立ててください。
- 「社内告知の頻度が少なすぎる」または「紹介依頼の告知頻度が多すぎる」
- メールやSNSなどのオンラインチャネルに偏っている
- 一斉告知のみで周知徹底を図っている
告知頻度が少なすぎると、リファラル採用の制度自体を忘れられてしまう可能性が高くなります。逆に、告知頻度が多すぎると、人によっては「本業以外の仕事を強要された」と捉える場合もあり、協力的な社員が減ってしまう可能性があります。社内の温度感を把握しながら最適な告知頻度で配信し、社員が活動しやすいよう配慮することが大切です。
リファラル採用の告知をメールやSNS、Slackなどのオンラインチャネルのみに頼って行う場合は、失敗に繋がりやすい傾向があります。他業務の連絡に紛れてメールを見落とすこともありますし、文字だけでは、温度感を伝えるには限界があり、実際に紹介活動のアクションを起こすまで至らない場合もありえます。
オンラインチャネルはとても効率的な告知手段ですが、説明会やポスター掲示なども組み合わせて社員の協力率を高めるようにしましょう。
社員全員に対して同じ内容での一斉告知では、「誰かがやってくれる」と他人事になりがちです。たとえば、開発部のメンバーを紹介して欲しい場合、経理部のメンバーの反応は薄くなる可能性が考えられます。このように、他部署紹介依頼の場合、自身には関係ないと思い採用活動の優先順位が下がってしまいます。
社員全員が当事者意識を持てるよう、部署や個人ごとに依頼の告知をしたり、必要であればミーティングを開くことで、会社全体での協力率を高めるようにしましょう。
そもそも従業員エンゲージメントを高める
社内告知を適切に行うことは、制度を成功させるために必要なことですが、まずは「自社に知人を紹介したい」と思えるよう、社員のエンゲージメントを高めることが重要です。
部署ごとにアンケート調査を実施するなど、自社のエンゲージメントを可視化することが大切です。アンケート結果をもとに改善点を洗い出し、エンゲージメントを上げるような施策を行うことができます。
社員のエンゲージメントが上がれば、社員自ら自社を友人に紹介したい、友人に入社してほしいと考え、自社の仕事の魅力を効果的に伝えることができます。その結果、企業のビジョンに共感してくれる方を採用しやすく、リファラル採用が成功しやすいといえるでしょう。
オンラインだけではなくオフラインも活用
オンラインチャネル（メール・Slack・SNSなど）の告知とあわせてオフラインチャネルでも告知をすることで、社員の認知度を向上させることが可能です。たとえば、ポスターなどの掲示や説明会、ミーティングなどをセッティングし、口頭で告知することです。
口頭での告知のポイントは、各部署の役職者を引き入れることです。現場への影響力が強い人物から、メンバーに共有することで、紹介活動が活性化されやすくなります。
ポスターなどの掲示物での告知のポイントは、多くの社員の目に触れる箇所に掲示することです。社内のサイネージを活用したり、コピー機付近、ドア、トイレなど、社員が日常的に行く場所への設置がおすすめです。
自社の訴求ポイントも告知する
紹介依頼の案内文ばかりではなく、「自社の訴求ポイント」を改めて告知することも大切です。たとえば、自社ならではの仕事のやりがいや業績を継続して伸ばしていること、また競合他社と差別化できるポイントなど、社員が前向きに捉えられる内容を伝えることです。
自社の良いところを再認識でき、その結果、メールの開封率や紹介数のアップに繋がるケースもあります。
全社員を巻き込んだリファラル採用を実施しましょう
リファラル採用の効果的な社内告知方法について、社内告知の手順や、活用できるチャネルの種類、また失敗例を含めた告知を成功させポイントなどを詳しくお伝えしました。
自社の環境にあわせた社内告知を行うことがリファラル採用の成功の秘訣ですが、告知を行う前に、導入する目的や、社内規程、欲しい人材の明確化など、社員が正しく理解して活動できるような土台を固める必要があります。リファラル採用を失敗に終わらせないために、制度内容の周知徹底や適切な告知方法を学び、全社員を巻き込んだリファラル採用を実施しましょう。
