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スクラム採用を支える現場面接官の増やし方(現場面接官向けの面接マニュアル付き)

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スクラム採用を支える現場面接官の増やし方

こんにちは。HERPの冨田です。
この記事では、「スクラム採用を支える現場面接官の増やし方」と題して、現場を巻き込みながら採用を進める際に重要となるカジュアル面談・面接の現場担当者への委譲をどう進めると良いかについて解説します。巻末に現場担当者向けの面談・面接マニュアルの資料もダウンロードできるようにご準備しましたのでぜひご活用ください。

目次
・なぜ、現場面接官を増やすことが重要か
・面接官を増やすことが難しい理由
・面接官を増やす3つのポイント
・(巻末付録)現場面接官向け面談・面接マニュアル

なぜ、現場面接官を増やすことが重要か

はじめに、採用環境の変化とともに現場面接官を増やすことの重要性が上がっている背景について説明します。

変化の1つ目が、エンジニア職を中心に有効求人倍率が上がっていることです。企業が候補者を選ぶ時代から、候補者が企業を選ぶ時代となり、「候補者体験(Candidate Experience)」という単語に象徴されるように、企業自体の魅力を上げるだけでなく、候補者に対して様々な接点で魅力づけ(アトラクト)する重要性が高まっています。
魅力づけする際には、経営者から働く魅力を伝えるだけでなく、現場の最前線で働くメンバーの生の声を伝えることで、希望する環境かどうか・活躍できる環境かどうかの判断がより正確にできるため、候補者にとっての体験が高まります。
また、1件の採用決定にかかる母集団の数が増えやすくなる一方で、体験向上の観点からは対応スピードを上げることが重要な状況下では、限られたメンバーしか面談・面接ができない状態は面接官の不足が採用全体のボトルネックになってしまいます。

もうひとつの変化が、Webチャネルの発達です。メディアや転職サイトだけでなく、SNSなども通じて面談・面接の前に情報収集ができるために、接点を持ったときにはある程度会社の印象が形成されている状態が生まれるという状況になりました。
候補者が面談・面接に期待する内容も、テンプレの会社説明ではなく、実際に働く可能性があるメンバーと対話をし、働くイメージが湧くかを確かめること、Web上で得られた会社のイメージと面談・面接で得られるイメージが一貫するかといった踏み込んだ内容になりました。
その期待に応えるためにも、経営陣や採用担当が各部署の最新の状況を事細かにキャッチアップするよりも、現場で活躍するメンバーが面談・面接スキルを獲得し採用に参加する方がリーズナブルという状況が生まれました。

以上のような時代背景は、人事と現場が協力しながら採用を進めるスクラム採用という考え方が普及しているひとつの理由であるとも考えられます。

面接官を増やすことが難しい理由

一方で、面接官を増やすことは簡単にできることではありません。ここでは、面接官を増やすことが難しい背景と対応策について整理します。

当事者意識が醸成されづらい

創業期から採用を全員でするカルチャーが定着していない限り、現場社員が採用まで自分ごと化して捉えていることは稀なケースがほとんどです。採用よりも目の前の業務の優先度が上がってしまう状況下で面接官としてのスキルアップを図ることは難しいです。事業部の目標達成のために採用が重要であることのロジックづけ、一定役職以上の評価制度に採用への貢献を盛り込む、採用の進捗を見える化するなどの対応が打ち手となります。

ノウハウを蓄積しづらい

特にスタートアップ・ベンチャー企業では、採用は創業メンバーが属人的に行っていることが多いため、組織のケイパビリティにならないまま採用計画だけ高くなっていくケースがあります。評価などと同様、「人」に関わる業務であるため本質的に難易度が高い業務であることも拍車をかける要因となっています。意識的にノウハウの言語化を進め、面談の議事録などを早くから溜めておくことなどの対応が重要となります。

ブラックボックスになりやすく改善しづらい

面談・面接は、基本的に候補者と1対1で行うことが多いため、実際の現場で何が起きているかわかりづらいという特徴のある業務です。一定の品質に達するまではスキルが十分な人間が同席すること、定期的に候補者の方の了承を得て録画をすること、候補者からアンケートを取得したり採用担当が面談後に電話などでヒアリングをすることで、一次情報を元に面接官に還元できるフィードバックをできる環境をつくることが解決策になります。

面接官を増やす3つのポイント

実際に面接官を増やす際に、押さえるべきポイントを解説します。前提として、人材要件・ジャッジ基準の定義、選考プロセスの設計は固まっているものとして、人事側で実践できるポイントについてまとめます。

ポイント1:面接官のレベルを定義する

レベル感を明確にし、必要なサポートや改善施策が打ちやすいように面接官のレベルを定義しておきましょう。まずは下記のような4段階程度で設定し、一定段階に達するまでは面談・面接の現場にはアサインしないといったルールを決めると現場担当者もやるべきことが明確になるのでおすすめです。

・レベル1:形式的な進行・説明を破綻せずに遂行できる
・レベル2:会社の説明を自分の言葉で魅力的に話すことができる(カジュアル面談にアサインできる基準)
・レベル3:選考プロセスの定義に従い、ジャッジに必要な一次情報を対話を通じて収集することができる(面接にアサインできる基準)
・レベル4:候補者の志向に合わせて、活躍イメージをすり合わせ伝えることができる(オファー面談にアサインできる基準)

ポイント2:面談・面接スキル向上のためのツールを整備する

次に必要になるのがポイント1で決めたレベルを上げていくためのツールや仕組みを整備することです。具体的には下記を参考に足りないものを整備すると良いでしょう。

・会社紹介資料
・面談/面接のplaybook(マニュアル)
・面談/面接のロールプレイの定期的な開催
・スキルのあるメンバーの面談/面接に同席する機会の設計

ポイント3:自律的に改善が起きる仕組みをつくる

最後に、継続的に改善が起きやすくなったり、著しく低い体験を候補者に提供してしまった時に検知できる仕組みをつくりましょう。

一定の選考プロセスまで進んだ候補者にはアンケートを取得する仕組みをつくったり、定期的に録画を上映しながらGoodポイント・Moreポイントを挙げ合う会を開催することなどが最初に着手する施策としてはおすすめです。

(巻末付録)現場面接官向け面談・面接マニュアル

最後に、ポイント2でも説明している面談/面接のplaybookとして、「現場面接官向け面談・面接マニュアル」をご用意しました。
そのまま社内で展開できるように作成しましたので、ぜひお役立てください。
 

 
いかがでしたでしょうか。面接官を増やすことは、業務オペレーションの改善・内定受諾率の改善だけでなく、自分の言葉で自分の会社を語る機会が増えるため、エンゲージメント向上やリファラル採用の活発化といった副次的な効果も期待できるため、ぜひ参考にしていただければ幸いです。
 

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