応募数10倍＆年間50名採用。急拡大組織の成長痛に立ち向かうUPSIDERのHERP活用事例

今回は、2022年10月に467億円の資金調達を実施したことでも注目を集めたFinTechスタートアップ、株式会社UPSIDERでHRマネージャーを務める冨士本 康平さんにお話を聞きました。

事業の急成長に伴い、全社の採用活動をより強化したという同社。組織の急拡大期において、どのようにHERP Hireを活用したのでしょうか。

株式会社UPSIDERについて教えてください。

当社は「挑戦者を支える世界的な金融プラットフォームを創る」をミッションに、法人カード『UPSIDER』や、ビジネスあと払いサービス『支払い.com』などを手掛けています。

両プロダクトの利用社数は5,000社超、累計決済規模は500億円を超えるなど、有り難いことに、様々な業界の方々にご利用いただいております。
また2022年10月には、今後の更なるサービスの成長、拡大を見据えて467億円のデットファイナンスでの資金調達を実施しました。事業の急速な成長に伴い、まさに組織も拡大し採用を強化しているフェーズです。

組織拡大期には避けて通れない、オペレーション工数の増大

まずはUPSIDERの採用体制や計画について教えてください。

現在のHRチームは、正社員でいうと私を含めて二名体制で、プラス業務委託の方一名にサポートしてもらっています。事業性質上、優秀なエンジニアの採用が重要な経営アジェンダですから、私以外の二名にはテックポジションの採用を中心にコミットしてもらっています。

私自身は2022年4月にHRマネージャーとしてUPSIDERにジョインしており、そのときは会社としてもこれまで以上に採用にアクセルを踏んでいこうというタイミングでした。

直近では、現在50名弱の正社員メンバーを、ざっくり一年後までに100名に増やす計画を引いています。一方で「一名を採用したら、大体このKPIがこの程度変化する」といった方程式が比較的立てやすいビジネスサイドの採用とは異なり、優秀なエンジニア一人がX人分のパフォーマンスを出すなんてことも往々にしてあり得る職種なので、過度に人数には固執しない、というスタンスで採用活動をしています。

冨士本さんが入社した当時、どのような課題がありましたか。

これまではリファラルが採用経路の8割を占めていたので、組織が急速にはスケールしづらいことが課題でした。

リファラル経由での採用が多いこと自体はとても誇らしく、今後も大切にしたいカルチャーではあるのですが、リファラルだけに依存してしまうと、どうしてもリーチできる人数や採用出来る人数は社員の数に一定比例してしまいます。それでは人数の観点でもスピードの観点でも加速度的な変化を起こすことが難しい。

一方で事業は急速に拡大している状況だったため、そこに組織が追随出来ないとなるとアグレッシブに次の一手を打てなかったり、大切なお客さまの要望に素早く対応できなくなったりと、悪循環に陥ることが目に見えており、採用の強化が急務でした。

そして採用強化に向け、PRを含めて本格的にアクセルを踏むことになった場合、次なる課題として面談や面接対応だけでなく、オペレーションやデータ管理などの業務工数が膨れ上がることは想像に難くなかったため、並行して対策を講じる必要がありました。

組織が急拡大する上で、避けて通れない問題ですよね。

はい。応募数が急増したとしても、それに対応する社内のリソースが急に増えるわけではありませんから、それまでのオペレーションを根本的に見直す必要がありました。

特に当社の採用活動は、HRチームに限らず、全社を巻き込んで「全員で採用の成功にコミットする」ことを重視しているので、なおさら、現場メンバーの業務負担は減らしていきたいと考えていました。

重視したのは、使いやすいUI/UXとスタートアップ特有の課題解決

課題解決のための取り組みについて教えてください。

採用オペレーションの効率化のために、まずはこれまでNotionを使って情報共有や管理を行なっていたのを、それらの工数削減と、より正確にデータを管理し適切な分析と施策への反映を行うために、ATSに移行することにしたんです。まずはHERP Hireの無料版を導入し、しばらくして有料版にアップグレードしました。

多くのATSがある中で、HERP Hireを選んだ理由は？

前職のスタートアップでもHERP Hireを使っていたので、もともと便利さは知っていたんですよ。その上で、当社のような急拡大フェーズの組織だからこそ、HERP Hireが最適だと思った理由は二つあります。

一つ目は、HERP HireのUI/UXが素晴らしいことです。そもそも全社のメンバーを巻き込んだ採用オペレーションの効率化が目的なので、初めてHERP Hireを使う現場社員や面接官でも、感覚的に使い方が分かることが大事だと考えていました。簡単に使えるものであれば、新しいツールを導入することに対する社内の心理的障壁も低くなりますしね。

二つ目の理由は、CS担当者の方のフォローアップのきめ細やかさです。HERPの担当者の方とやりとりする中で、私たちと伴走しながら採用活動を進めてくれるような印象を受けました。

HERPさん自体が我々と同じフェーズのスタートアップがゆえに、スタートアップならではの採用や組織課題をCS担当の方が理解し、事例を用いてアドバイスをくれるところが素晴らしいと感じています。またクライアントさんもスタートアップが多いので、その界隈特有の知見を多く持っているのはとても心強かったですね。

HERP Hireの導入を決めた時、社内の反応はいかがでしたか？

日頃から経営陣とは密に連携しており、HRチームと同じ課題意識を持ってくれていたので、HERP Hire導入の意思決定はスムーズでした。また、瞬間的に使いやすいUI/UXのおかげで、現場メンバーへの共有や活用も問題なく行うことができたと感じています。

応募数10倍でも、選考のクオリティーが落ちなかった理由

採用強化を決めてから、実際に応募状況などは変わりましたか。

アクセルを踏むようになる前と比較すると、例えば応募人数でいうと10倍以上になっています。

応募数が増えると、面談や面接だけでなく、書類選考や日程調整等の候補者対応などの業務も増えるわけですが、当社側で対応できる人数はほぼ横ばい。しかし事前にオペレーションの効率化に着手していたこともあり、まだまだ改善出来ることは多々ありますが、採用ファネル（歩留まり）に関しても以前と比べてスコアが改善されているような状況です。

またオペレーショナルな部分を効率化出来ているがゆえに、従前のリファラルやダイレクトリクルーティング、人材紹介エージェント様との関係性構築にもしっかりと時間を投資することが出来ており、また蓄積されたデータに基づいてHRチームのメンバー各々が自発的にトライアンドエラーを行えているのもHERPを導入したメリットだと感じています。

具体的には、HERP Hireをどのように使ったのでしょう。

面談や面接のログは全てHERP Hireのタイムライン上に集約しています。例えば一次面接官がログを残して、二次面接官がそれらをキャッチアップし、候補者の情報を蓄積、共有するといった使い方ですね。

とはいえ当社としては「HERP上でログを読んで終わり」ではなく、必要なシチュエーションにおいては、臨機応変に5分、10分でも良いので面接官同士が同期してコミュニケーションを取ることも重視しています。過度に仕組み化しすぎることによって候補者体験が損なわれるのは本末転倒ですからね。候補者様にリスペクトを持ち、面談内で出来うる最大限の候補者体験を提供出来るよう、その点は非常に大切にしています。

HERPにログを溜めつつ、相互のコミュニケーションも重視すると。

ええ。その他にも、HERP上に限らず採用に関する情報は出来る限りオープンにして共有することで、「全員で採用活動に参加しよう」という空気感をつくることを意識しています。

UPSIDERはもともと全員が採用に非常に協力的なカルチャーではありますが、それでもHR側から発信し続けないと「採用活動はHRに任せておけば大丈夫」と思われてしまうリスクがあります。

ですから、例えば採用計画や各ポジションに求めるスキルは当然のことながら、組織の展望とそのギャップなど、情報をオープンにするようにしているんです。特に課題等のネガティブな情報ほど、オープンに共有することを意識しています。HRチームも人なので、本能的には挙げられた成果や好進捗なKPIといったポジティブな情報のみを共有したくなるものです。しかしそれだけだと先程申し上げた「採用活動はHRに任せておけば大丈夫」といった空気が蔓延してしまい、中長期的な視点で採用に強い組織を創ることが出来ません。

その点UPSIDERにおいては、HRチームだけでなく事業を含めて全社的に、ネガティブな情報ほど迅速に共有する、困っていることがあったら助けを求めるということが文化レベルで浸透しているので非常にやりやすいです。おかげで、常にHRチームが周囲に助けを求められる状態がつくられていますね。

それらはHERP HireやSlackなどで投げかけることもありますし、あえて意図的に直接メンバーに声をかけることも。私自身、こういった「全員採用」の空気づくりに関しては、泥臭く地道にメンバーとコミュニケーションを取ることが大切だと考えています。

なるほど。他にもUPSIDERさんは、機械学習採用や年収1000万円エンジニア採用など、キャッチーな採用活動をされている印象も強いですが、これはどのような意図で行っているのでしょうか？

これに関しては、当社が採用ターゲットとしているマーケット界隈で「モメンタムを起こす」ことを意識しています。

UPSIDERには非常に優秀なメンバーが集まっていますし、お客様に提供しているサービスだけでなく、その裏側には尖った技術スタックや独特のカルチャー等、お伝えしたい魅力がたくさんある会社です。一方でそういった魅力は、コツコツと発信することが大切なのは大前提ではありますが、一方で大きな波にうまく乗せないと、届けたい人にまで届かないんですよね。だからこそ意図的に波を起こすということを意識しています。これらの施策は、ボードメンバーやPRチームと設けている週一のミーティング内で喧々諤々議論しながら決定しています

次のステップは、蓄積したデータの分析と活用

今後HERP Hireを使ってどのようなことをやっていきたいか、展望を教えてください。

今後は、中長期スパンでのデータの蓄積や活用に力をいれていきたいです。

CxOクラスに近づけば近づくほどロングスパンでの採用活動が肝になると思います。今はそういった採用活動は、スプレッドシートでロングリストの作成、管理をしていますが、そのデータをHERP Nurture（HERPのタレントプールシステム）に集約しデータを蓄積して、蓄積したデータを中長期スパンで効率的に育成していくみたいなことが出来たらなと。
そのために直近では、必要なデータを改めて整理したり、データ設計自体を見直したり、HRチームの仮説の精度を磨いたりすることを進めています。

最後に、HERP Hireをどんな企業にオススメしたいと思いますか。

当社がHERPを選んだ理由とも重なりますが、スタートアップとHERPの相性は非常に良いと思うので、その界隈の企業様に勧めたいです。

HR担当者に限らず、幅広く人事課題に従事する人、経営サイドの方にも良いのではないでしょうか。HERPさん自身もスタートアップですし、そのフェーズ特有のペインや、急成長する企業や組織が意識しておくべきポイント等を理解してくれるので、かなり心強いと思いますよ。

UPSIDERも今後の成長フェーズに合わせて、HERP Hireをうまく使いながら、より一層の採用強化を加速させていきたいと考えています。

※部署名・役職は取材時点