導入3カ月でデータドリブン採用を加速。急成長スタートアップのHERP DataHub活用事例／株式会社Facilo 

急成長するスタートアップにとって、事業をさらに加速させる採用を実現するには、データを用いた的確なアプローチが必要不可欠です。加えて採用にスピード感を持って取り組まなければ、事業変化の早さにもついていけないでしょう。

そこで今回は、HERP Hireの新機能である『HERP DataHub（分析ダッシュボード機能）』を活用して、データドリブンな採用体制を実現し、採用スピードを加速させた株式会社Faciloの事例を紹介します。

*HERP DataHubは、HERP HireにBIツールを組み込んだカスタマイズ可能なデータダッシュボード構築サービス

同社は『HERP DataHub』のダッシュボード上でどのような数値をウォッチし、取り込んだデータを採用に活かしているのでしょうか。採用プロジェクトをリードするCOOの浅岡 純子氏とPeople Ops マネージャーの民部 直章氏に話を伺いました。

──株式会社Faciloについて教えてください。

当社は、散在しがちな不動産に関する重要な情報をすべてクラウドに集約することで一元化・可視化を実現する独自のプロダクト『Facilo』を、物件購入と売却の両面に展開する不動産DXのスタートアップです。

現在は40名程度の組織ですが、2024年2月にシリーズAの資金調達を行ったことで、組織もプロダクトも拡大させ、次の段階に進もうと成長を加速させているタイミングです。

スピーディな事業成長に合わせた「データドリブンな採用体制」が急務

──まずは採用の現状について伺います。

浅岡：現在はまさに採用を強化しているタイミングで、来年には40名から60名までに組織拡大することを目指しています。募集ポジションや進捗によって変動はあるものの、基本的には月間200程度のエントリー数に対して2名前後の採用をコンスタントに続けているところです。

体制としては私、民部を含むHR2名、他にオペレーションなどを担当する2名で採用プロジェクトを進めていますが、現場のVPたちにも積極的に参加してもらい、「自部署の採用は自分たちで責任を持とう」というスタンスですね。

──2024年4月に、初めてATSを導入すると決めたのはなぜでしょうか？

浅岡：これまで当社はありがたいことに、リファラルメインで採用を進めており、現在の社員も半数以上がリファラル経由の入社です。しかしこの先からはアクセルを踏んで採用を加速させるためにも、効率的な採用管理やデータ活用の必要性を感じ、ATSの導入を決めました。

さまざまなATSを比較する中で、重要視したのは「データドリブンな採用」が実現できるかどうかです。当社は不動産DXを推進していることもあり、事業はもちろんセールスやCSなどの社内の部門でも、基本的にはデータを用いた施策の立案を行っています。ですから自然と、採用もデータをもとに意思決定すべきだと考えました。

──その中でHERP Hireを選ばれた理由は？

浅岡：HERP Hireはスタートアップ特有のスピード感を考慮されたプロダクトであること、そして『HERP DataHub』でデータ基盤の構築ができることが決め手でした。

当社は事業成長のスピードがとにかく早く、現在は採用が最大のボトルネックになっています。そこをどうクリアするのかを、スピード感を持って社内やVCに向けて共有・相談する必要があったので、一目で採用状況が分かるようなデータダッシュボードを求めていました。

民部：これまではデータをスプレッドシートで管理運用していたのですが、項目ごとにCSVデータを吐き出して、分析用に加工して…といった手作業に多くの工数が掛かっていました。

他社のATSも比較したところ、自社用のデータに加工するには結局手作業で対応しなければならなかったのですが、『HERP DataHub』はカスタマイズ性が抜群に高く、自社で見たいデータが全てダッシュボード上で完結することも魅力の一つでした。

──VCに対して、データダッシュボードを用いてスピーディに採用状況を共有したいというのは、珍しい活用方法ですね。

浅岡：データを共通言語としてコミュニケーションが深められたら、お互いにとってメリットが大きいと考えています。例えば職種ごとのデータを見たときに、一目でボトルネックが分かれば、お互いに次の施策を相談しやすくなりますから。

これはVCに限らず、社内の採用へのコミットの促進やエージェントとのコミュニケーションにおいても同じことが言えます。

──巻き込みたい人たち全員と、データを共通言語にするための基盤構築、というイメージですね。

浅岡：そうですね。また社内での活用の案としては、候補者ごとに選考管理ができるHERP Hireの「コンタクト機能」と連携させて、選考官別のデータを見ることでメンバーの業務負荷をチェックしたり、リードタイムの改善をしたりするなどの活用も想定しており、今後構築していく予定です。

関係者全員が「一目で分かる」ダッシュボードを構築

──実際に、どのように『HERP DataHub』のダッシュボードを活用しているのでしょうか。

民部：『HERP Data Hub』内にタブを三つ作っていて、一つは投資家・経営会議用、次に社内分析用、最後が選考官別の分析用のダッシュボードです。

一つ目の投資家・経営会議用のタブは、全体進捗や、投資家向けに共有したい事項をまとめているページ。例えば、職種別の目標進捗を把握したり、年度別の歩留まりを比較してウォッチしたりすることで、現在の採用状況とボトルネックを可視化しています。

経営の重要課題である採用の進捗を経営・投資家間で共通認識をとり、場合によってはVCも巻き込んで解決に取り組みます。

投資家・経営会議用ダッシュボードの一部。職種ごとの目標進捗が一目で把握できる。
※上記画像はイメージで、実際の数値とは異なります（以下同）

民部：また職種別の書類通過率と内定承諾率をタコメーターでウォッチして、数値が低いポジションに対してアラートを上げられるように設定しています。

アラートが出た時に詳細のデータを確認して、例えば「開発職種の書類選考通過率が低い」ことが分かれば、新しいエージェントを開拓したり、スカウトを打ったりすることができます。他にも「内定承諾率が低い」と分かれば、VCや既存のエージェントに別の打ち手を相談するといった使い方を想定しています。

職種のまとまりごとに、書類選考通過率の中間指標が標準的な水準内にあるかがわかるようにタコメーターで可視化

民部：あとはエージェント別にデータを取っていて、どのエージェントから入社決定しているのか、その中の歩留まりやリードタイムなども見ています。

エージェント別に、入社決定実績、エントリー～入社決定までの歩留まりや、リードタイムを一覧化

エージェント分析による施策でエントリー数を改善

──二つ目のタブ「分析用ダッシュボード」では、どのようなデータを見ていますか？

民部：1ページ目と同様に、職種別の目標進捗や歩留まりの推移を見ながら、このページでは今の歩留まりでヨミ（見込み）がどれくらいあるのかを詳細にウオッチしています。

職種別のヨミ一覧。色分けして一目で現状が分かるようにしている

民部：また月次でのエントリー推移を見ることで、そのエントリーの母集団は増えているのか、質が高まっているのかなどを、一覧で確認できるような項目もあります。

エントリー～入社決定までの応募月別歩留まり一覧

民部：またここでは、エージェント経路の分析ができるように、エージェント別の歩留まりを職種別で見られるようにしています。

職種別のエージェント分析

浅岡：お付き合いのあるすべてのエージェントと密にコミュニケーションを取ることは難しいので、職種ごとに強いエージェントに集中してアプローチできるようにしたい、という意図もありますね。

民部：さらに各社の月次エントリー数と1次選考数を把握する項目も作っています。

この数値を見ると、例えば「A社は5月の数値が下がっているから、こちらから早めにコミュニケーションを取ってエントリー数を促進しよう」と、早めに課題を見つけて連携を取ることができるので、実際に数値改善に繋がったこともあるんですよ。

エージェントごとの応募月別エントリー数、一次選考数の推移

民部：今後は週次進捗や、求人票を差し替えるタイミングが分かるような数値も見ていきたいと考えていて、データベースの構築を進めているところです。

「面接の平準化」を目指して選考担当別に詳細データを分析

──最後のタブ「コンタクト機能分析」のダッシュボードは、どのように活用していますか？

民部：ここでは候補者ごとに選考管理ができるHERP Hireの「コンタクト機能」と連携して、選考官別のデータを見ています。

コンタクト機能の分析ダッシュボートでは、選考官別の月別合計選考実施数や選考時間が一目で分かる

民部：これから組織が拡大して面接官が増えた時に備えて、現場メンバーの「採用業務の平準化」のベースを作っておくイメージで作成を進めています。

活用方法としては、例えば担当者ごとの面接数を見て、誰かに選考業務が偏っていないかを確認したり、リードタイムを把握してより時間短縮を図るにはどうすればいいかを考えたりするときに役立つかと考えています。

選考官別の書類選考結果や、面接通過率の一覧

データを社内外の“目線合わせ”に活用して、採用を加速させる

──『HERP DataHub』を導入して3カ月で、かなり詳細なデータ可視化が進んでいるように感じました。成果を実感することはありますか？

民部：ダッシュボードは1回作ってしまえば、あとは数値が自動で更新されますから、業務効率化の観点で大きな成果に繋がったと感じています。

HERPさんからの手厚いサポートもありましたし、少し勉強すれば自分でもカスタマイズできるので、簡単に自社オリジナルのデータ基盤が構築できたのも良かったですね。

浅岡：データを活用した定量的な成果はこれからだと思いますが、全社に対して週次で採用の現状を詳細に共有できるようになったのは、チームとしても大きな一歩だと感じています。

これまではデータを出して資料に落とし込むのに時間がかかっていたため、なかなか週次でリアルタイムに報告するのが難しかったのですが、『HERP DataHub』はダッシュボードで一目で現状が分かるUIなので、スピード感を持って各所とコミュニケーションが取れるようになりましたね。

──データそのものを使いこなすだけではなく、コミュニケーションにも活用できている点が素晴らしいですね。

浅岡：社内だけではなく、エージェントを始めとした社外とのコミュニケーションも良い方向に向かっていると感じます。

例えばエージェント別のデータ推移を見ることで、我々からエージェントに声をかけて施策を進めるきっかけが作られたり、詳細要件のすり合わせが進めやすくなったりしました。

エージェントとの間にデータという共通認識ができたことで、数字で目標を握りやすくなりましたし、お互いの目線を合わせて施策を推進できるようになったと思います。

──立場が異なる人同士でも、同じ数字を見ることができれば目線が揃いますよね。最後に、今後の展望について教えてください。

民部：『HERP DataHub』はまだ採用に関わる一部のメンバー内での活用に留まってるので、今後はよりリアルなデータを見ながら全員で目線合わせができると良いと考えています。

より良いデータ基盤があれば、ボトルネックを見つけて施策を回すスピードも上がってくるはずなので、今後はより一層活用しやすいダッシュボードになるように細かなカスタマイズも続けていきたいですね。

そうすることで、社内外で「一緒に働く人は自分たちで採りに行く」といった前向きな採用カルチャーやコミュニケーションをどんどん醸成できると思います。

浅岡：当社はスタートアップとして事業成長がものすごく早く、採用ニーズや組織の形も今後が予測できないくらいのスピード感で進んでいます。だからこそ、今回行った「リアルタイム性が高いデータ基盤の構築」はこれからの採用の要になってくるはず。今後も、会社のスピードに負けずに、事業をより加速させていくようなデータドリブンな採用を進めていきたいですね。